Vous êtes vous déjà posé la question " Pourquoi passer autant de temps dans la création d’un référentiel ? " . Ne vous inquiétez pas, vous n'êtes pas seul(e) !
58% des entreprises ont un référentiel central, mais seulement 16% déclarent qu'il est à jour.
Les raisons de ces freins à leur bon usage dans les entreprises sont multiples, nous allons vous présenter les bonnes alternatives. Quelles sont les bonnes pratiques à suivre pour fédérer l'ensemble des interlocuteurs ? Comment garantir un usage pérenne de cet outil au cœur de la GPEC anticipative ?
Référentiel métier et référentiel de compétences
Quelle définition du référentiel métier ?
Le référentiel métier recense l'ensemble des métiers d'une entreprise de manière partagée entre les collaborateurs. Suivant le niveau de granularité souhaité cette nomenclature peut détailler, du plus fin au plus large, le poste, l'emploi, l'emploi-repère et enfin le métier. Il permet à chacun de retrouver les informations clés nécessaires à la bonne exécution de leur métier, comme les descriptions de rôles et missions, les méthodologies, les outils utilisés, les processus et les bonnes pratiques. Le référentiel métier offre une vision commune et facilite la maîtrise de leur rôle et de leur univers, en fournissant un langage et des outils communs. Cet outil est toujours réalisé au préalable de l'outil ci-dessous qui détaille, quant à lui, les aptitudes.
Quelle est la définition du référentiel de compétences ?
Un référentiel de compétences est un outil qui permet de regrouper, structurer et gérer les compétences professionnelles d'une entreprise. Il est notamment utilisé pour identifier les compétences requises pour un poste, ainsi que les niveaux de maîtrise nécessaires des différentes compétences et les programmes de développement individuels et collectifs des collaborateurs. Ce patrimoine de compétences peut être organisé en différentes catégories telles que les compétences techniques, comportementales, cognitives ou sectorielles. Les différents types de compétences sont détailles dans notre Page à cet effet.
Pourquoi utiliser un outil qui regroupe le patrimoine de compétences professionnelles d'une société ?
La création de cet outil majeur de la GPEC va de pair avec l’atteinte de plusieurs objectifs pour les acteurs RH : collaborateurs, managers et équipes RH (DRH, responsables emplois, responsables de gestion des carrières, responsables de la formation, …) et les partenaires sociaux.
La raison d'être du référentiel pour les collaborateurs :
En décrivant l’environnement des métiers de l’entreprise, cet outil donne un point de repère aux talents pour une meilleure responsabilisation dans la gestion des aptitudes clés.
- Une meilleure connaissance de ses atouts et axes de progression. Les niveaux de maîtrise des compétences attendues offrent une visibilité sur l’appréhension de l’emploi des collaborateurs. Ces derniers deviennent ainsi être acteurs de leur propre développement.
- Une actualisation continue de son niveau de maîtrise. Pour évaluer les niveaux atteints, le collaborateur passe par une auto-évaluation initiale. Celle-ci peut ensuite être complétée par la prise en compte de l’appréciation des managers et collègues, le collaborateur dispose ainsi d’un avis tiers.
- Une opportunité d’appropriation des opportunités internes. Grâce à l’annuaire des métiers de la société, le collaborateur visualise les chemins de carrières uniques et passerelles métiers vers lesquels il peut s’orienter.
La matrice dynamique de compétences joue un rôle de guide des trajectoires internes pour les talents.
Les atouts du référentiel pour les managers :
- Un levier de gestion des performances : la performance d’un collaborateur provient de plusieurs sources dont la bonne adéquation du niveau de compétence d’un individu au sein d’un métier. Ainsi cet index interne permet d’expliquer et de gérer la performance individuelle et collective.
- Une adaptation individuelle des objectifs : le manager se focalise désormais sur des facteurs rationnels de performance et favorise le développement des compétences individuelles de manière ciblée. Les objectifs sont dorénavant adaptés à chacun, il en ressort une meilleure individualisation des relations avec chaque membre de l’équipe.
- Un levier de recrutement interne : l’ensemble des atouts recherchés lors d'un recrutement sont visibles au sein d’une "Internal Talent Marketplace". Conçue comme un catalogue des compétences mobilisables pour des projets ou des emplois pérennes, cette plateforme donne l’opportunité de fluidifier l’allocation des ressources. Au-delà du niveau de compétence le manager pourra également visualiser le niveau d’appétence du collaborateur pour développer la compétence qui fait l’objet du recrutement interne.
Les bénéfices du référentiel pour l’équipe RH :
- Un pilier de la Gestion des Emplois et Parcours Professionnels : le socle de compétences sert à estimer ce dont l'entreprise a besoin pour maintenir sa performance. Il répond ainsi au volet "descriptif de l’environnement économique" et impacts sur les métiers de l’entreprise de la GEPP que notre partenaire Implid décrit dans son article "le levier de la performance durable". La matrice ainsi constituée donne un diagnostic précis des aptitudes maîtrisées et des qualifications à risque par métier, populations, anciennetés…
- Une source de rationalisation des programmes de formation : longtemps soumis aux seules injonctions des managers, les besoins de formation bénéficient désormais d'indicateurs fiables. A la maille individuelle et collective, ressortent les domaines de compétences en souffrance qui sont ensuite pondérées lors des comités carrières pour établir des priorités.
- Une première étape vers le Tactical workforce planning : la planification des ressources à court ou moyen terme consiste à intégrer de scénarios business et planifier les ressources non seulement sur leur dimension quantitative mais surtout qualitative.
Quels sont les domaines de compétences à intégrer dans votre outil ?
Nous recommandons de faire figurer 4 domaines de compétences dans votre inventaire :
- Les compétences à risque. En savoir plus sur Le risque de perte de compétences
- Les compétences d’avenir. Notre cas d'usage Faire face aux incertitudes aborde ce sujet.
- Les compétences transversales. Elles sont à l'origine des mobilités : Compétences transverses et mobilités
- Les compétences en besoin de développement. Comment les détecter ? Notre article Identifier les besoins de compétences y répond.
Comment réaliser un référentiel de compétences étape par étape ?
Structurer la démarche de création
La mise en place d'un référentiel de compétences est une démarche structurée qui suit 3 étapes clés :
- Étape 1 : Tout d'abord, il est important de définir les compétences clés pour chaque poste, nous recommandons de sélectionner entre 8 et 15 compétences. Pour ce faire, il est possible d'utiliser différentes approches telles que l'analyse des emplois et des tâches ou encore la consultation des collaborateurs et des managers.
- Étape 2 : Ensuite, il convient de formuler chaque compétence en détail. Notre recommandation de formulation est la suivante : "Je suis capable de + Verbe + Contexte + Objet"
Par exemple "Je suis capable de présenter un rapport d'activité en anglais dans une assemblée générale" .
- Étape 3 : Enfin, il est déterminant de préciser les niveaux de maîtrise attendus. Nous vous recommadons 4 niveaux de maîtrise :
- Débutant
- Bonnes notions mais pas d'autonomie
- Autonomie complète
- Le collaborateur est capable de former sur cette notion
Une fois que les compétences ont été identifiées et décrites, il est temps de les intégrer dans un outil de gestion des compétences. Cet outil permet de centraliser l'ensemble des compétences professionnelles de l'entreprise dans un référentiel unique dont la valeur ajoutée est une mise à jour facilitée. Nous décrivons ceci dans notre Page sur les nouvelles méthodes d'actualisation des référentiels.
Il est également possible de créer un référentiel de compétences à partir d'un modèle existant ou d'une ontologie de compétences.
Quelle est la définition de "l'ontologie de compétences" ?
Une ontologie de compétences est une structure de données qui représente les compétences et les connaissances requises pour un ensemble de tâches ou d'activités spécifiques. Elle sert de base à la création d’une nomenclature commune et permet de relier un profil de collaborateur à un poste vacant en interne, ou encore d’attacher une formation à une compétence spécifique. Cette modélisation est essentielle pour rendre votre cartographie la plus cohérente et fiable possible.
Pour construire un référentiel de compétences, il est également possible d'utiliser des taxonomies de compétences.
Quelle est la définition de "la taxonomie de compétences" ?
La taxonomie de compétences, c'est un peu comme une étagère de bibliothèque. Vous savez, quand vous rangez vos livres par ordre de difficulté ou par thème ? C'est pareil pour les compétences ! On va les classer par niveau de difficulté ou par domaine de compétence.
Exemple : imaginez que vous êtes en train de construire un référentiel de compétences pour un poste de développeur informatique.
Pour bien faire les choses, vous allez décomposer les compétences nécessaires en plusieurs niveaux :
- On commence par les compétences les plus simples, comme "savoir écrire du code", qui correspondent au niveau de "connaissance" de la taxonomie de Bloom.
- Ensuite, on passe aux compétences un peu plus complexes, comme "savoir résoudre des problèmes de code", qui correspondent au niveau "compréhension".
- Et ainsi de suite, jusqu'à atteindre le niveau le plus élevé, "évaluation", où on évalue la capacité du développeur à créer des solutions informatiques innovantes.
Les 4 bonnes pratiques pour structurer votre outil
Nombreux sont les interlocuteurs qui doivent redémarrer leur outil car sa conception n'a pas été optimisée. Voici 4 bonnes pratiques à suivre :
- Réaliser votre outil central avec plusieurs interlocuteurs. Impliquer les sponsors métiers, experts métiers et managers contribue à l’adhésion du plus grand nombre.
- Anticiper les compétences émergentes. Mettre en mouvement la formation et de dépasser l’obsolescence de certaines facultés demande de réaliser une veille sur les compétences de votre secteur.
- Décrire chaque compétence de manière homogène. Nous recommandons d'utiliser un verbe d’action, un contexte et un objet pour uniformiser la démarche et parvenir à créer les passerelles entre plusieurs métiers de l'organisation.
- Opter pour une démarche hybride. Structurer les atouts des collaborateurs à la fois avec le comité projet constitué des RH, experts métiers, directeurs de Business Units, et faire remonter les données d’aptitudes nécessaires à l’exercice du métier à partir des employés eux-mêmes.
Nous vous recommandons des ressources complémentaires pour votre projet :
Comment le référentiel de compétences s'inscrit-il dans une démarche de GPEC ?
Pour réaliser un référentiel de compétences, il est important de prendre en compte les spécificités de l'entreprise et de ses métiers. Ainsi, un exemple de référentiel de compétences pour une entreprise de service sera différent de celui d'une entreprise industrielle. La GPEC ou GEPP vise à anticiper les transformations externes pour maintenir l'employabilité de vos collaborateurs. Aussi, l'automatisation, le développement durable et l'IA ont aujourd'hui un impact fort sur vos talents et sur l'émergence de nouvelles compétences. À l’échelle de l'équipe RH Neobrain fournit un pilotage des qualifications émergentes de manière à les intégrer dans votre démarche de formation notamment.
Comment adapter votre instrument à votre réalité sectorielle ?
Pour gagner du temps à élaborer votre instrument, nous vous recommandons d'utiliser les nombreuses ressources externes :
- Le Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois (ROME) : le répertoire opérationnel des métiers et des emplois, construit par Pôle Emploi, est une source précieuse : sur la base des emplois existants au sein de votre entreprise, vous retrouverez des fiches métiers et les compétences associées. Une nouvelle version de cet instrument a été développée, le ROME 4.0. Il s'agit pour vous d'un gain de temps inestimable pour construire votre outil central.
- Les Observatoires des métiers : au sein des branches, les observatoires sont en charge de réaliser des études, des analyses métiers et de fournir aux entreprises des pistes de réflexion. Nous avons répertorié l’ensemble des observatoires métiers sur ce fichier libre d’accès.
- Les OPCO : les opérateurs de compétences fournissent des fiches métiers et listes des qualifications clés. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre OPCO de branche. Examinez ces ressources complémentaires au travail de collaboration avec votre fournisseur de solutions.
- La classification ESCO de la commission européenne recense environ les 13 500 compétences de 3000 professions. Voici le lien vers le référentiel ESCO
- Les partenaires du Ministère du Travail son regroupées dans une page dédiée aux ressources pour l'emploi.
Impliquer les managers dans la mise en place du référentiel de compétences
La mise en place de votre instrument nécessite l'adhésion de tous les acteurs de l'entreprise, notamment les managers. Ces derniers doivent être formés à l'utilisation du référentiel et être sensibilisés aux avantages qu'il peut apporter pour leur équipe. Nous recommandons de les inclure dans l'identification des compétences nécessaires pour chaque poste et la mise en place d'un plan d'actions pour développer leurs équipes.
Le critère clé de succès du dispositif repose sur l'usage du catalogue à divers moments clés :
- Évaluation des collaborateurs.
- Constitution du plan de succession.
- Objectivation des mobilités ou des évolutions.
- Planification du parcours d'accompagnement
C'est pourquoi l'ergonomie, la facilité d'adoption de l'outil sont des déterminants clés du choix de votre outil final. L'expérience utilisateur compte énormément et permet à l'équipe RH de "marquer des points" auprès d'une population de managers réputée pour sa capacité à challenger les initiatives RH. Nous vous donnons quelques clés pour réaliser cette transition avec succès.
En conclusion, la mise en place d'un référentiel de compétences professionnelles est une démarche essentielle pour toute entreprise souhaitant optimiser la gestion de ses compétences. Elle n'est que le début d'un processus d'animation et de gouvernance indispensable à la pérennité du dispositif.
Neobrain peut vous accompagner pour résoudre les problèmes suivants :
- Stopper les ateliers interminables de formalisation des compétences
- Dépasser un modèle statique qui ne s’alimente pas des nouvelles compétences
- Supprimer les compétences en doublon qui compromettent l’exploitation des données
- Créer un modèle qui sera réellement utilisé et mis en valeur par les métiers.
