Tout savoir sur le référentiel de compétences

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (désormais Gestion des Emplois et Parcours Professionnels) repose sur la connaissance des compétences nécessaires à la performance de l'entreprise. Créer un référentiel de compétences est la première étape d’une politique de gestion des compétences efficace et agile.

Comment en faire un outil de gestion stratégique efficace ? Par où commencer ? Nous vous présentons toutes les étapes pour construire votre référentiel.

Qu’est-ce qu’un référentiel de compétences ?

Définition :

Un référentiel de compétences décrit précisément ce qui est attendu d’un collaborateur dans l’exercice de son activité en matière de connaissances (savoirs), de compétences (savoir-faire) et d’aptitudes (savoir-être). Suivant le degré de granularité choisi les compétences peuvent être décrites au niveau de l’emploi, de l’emploi repère ou du métier. 

Comment structurer votre référentiel de compétences ?

Afin d’éviter l’usine à gaz nous recommandons d’intégrer entre 8 et 15 compétences par emploi. Notre page “Les différentes catégories de compétences” vous permettra de savoir quels types de compétences faire figurer dans votre catalogue. 

Trois notions importantes sont à prendre en compte lors de la constitution de votre référentiel de compétences :

  1. Réaliser votre référentiel avec différents interlocuteurs (sponsors métiers, experts métiers, managers) contribue à l’adhésion du plus grand nombre.
  2. Anticiper, au sein du référentiel, les compétences émergentes afin de mettre en mouvement la formation et de dépasser l’obsolescence de certaines compétences.
  3. Décrire chaque compétence de manière homogène, c'est-à dire avec un verbe d’action, un contexte et un objet. 

Comment gagner du temps dans la construction de votre référentiel ?

Pour lancer votre réflexion, appuyez-vous sur des ressources externes, plusieurs contenus sont mis à votre disposition :

- Le Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois (ROME) : le répertoire opérationnel des métiers et des emplois, construit par Pôle Emploi, est une source précieuse : sur la base des emplois existants au sein de votre entreprise, vous retrouverez des fiches métiers et les compétences associées. Un gain de temps inestimable pour construire votre référentiel de compétences ;

- Les Observatoires des métiers : au sein des branches, les observatoires sont en charge de réaliser des études, des analyses métiers et de fournir aux entreprises des pistes de réflexion. Nous avons répertorié l’ensemble des observatoires métiers sur ce fichier libre d’accès. 

- Les OPCO : les opérateurs de compétences fournissent des fiches métiers et listes de compétences clés. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre OPCO de branche.

Penchez-vous sérieusement sur ces bases de données qui vous feront gagner en temps et en qualité dans la construction de votre référentiel de compétences.

Un dernier outil permet de diviser par 4 la durée de création de votre mapping de compétences : l’intelligence artificielle. Nous vous proposons d’en apprendre davantage sur notre page dédiée à l’IA dans les RH.

Quels sont les bénéfices d’un outil de mapping des compétences ?

La création de cet outil majeur de la GPEC va de pair avec l’atteinte de plusieurs objectifs pour les acteurs RH : collaborateurs, managers et équipes RH (DRH, responsables emplois, responsables de gestion des carrières, responsables de la formation, …) et les partenaires sociaux.

Les bénéfices pour les collaborateurs

Une meilleure connaissance de ses atouts et axes de progression :

Les niveaux de maîtrise sur les compétences attendues offrent une visibilité sur l’appréhension de l’emploi des collaborateurs. Ces derniers peuvent ainsi être acteurs de leur propre développement de compétences.

Une actualisation continue de son niveau de maîtrise.

Pour évaluer les niveaux atteints, le collaborateur passe par une auto-évaluation initiale. Celle-ci peut ensuite être complétée par la prise en compte de l’appréciation des managers et collègues, le collaborateur dispose ainsi d’un avis tiers.

Une opportunité d’appropriation des opportunités internes

Enfin, le collaborateur visualise les chemins de carrières et passerelles métiers vers lesquels il peut s’orienter. Grâce à l’annuaire des métiers de la société le collaborateur identifie quelles sont, parmi ces compétences actuelles, les compétences mobilisables vers d’autres métiers et les compétences à acquérir.

Le référentiel de compétences joue le rôle de guide des évolutions internes et apporte une innovation disruptive à la gestion traditionnelle des carrières.

Les bénéfices pour les managers

Un levier de gestion des performances

La performance d’un collaborateur provient de plusieurs sources dont la bonne adéquation du niveau de compétence d’un individu au sein d’un métier. Ainsi le référentiel interne permet d’expliquer et de gérer la performance individuelle et collective.

Une adaptation individuelle des objectifs

Un manager se focalise désormais sur des facteurs rationnels de performance et favorise le développement des compétences individuelles de manière accrue. Les objectifs sont dorénavant davantage adaptés à chacun, il en ressort une meilleure individualisation des relations avec chaque membre de l’équipe.

Un levier de recrutement interne

L’ensemble des compétences sont visibles au sein d’une internal talent marketplace. Conçue comme un catalogue des compétences mobilisables pour des projets ou des emplois pérennes, cette plateforme donne l’opportunité de fluidifier l’allocation des ressources. Au-delà du niveau de compétence le manager pourra également visualiser le niveau d’appétence du collaborateur pour développer la compétence qui fait l’objet du recrutement interne.

Les bénéfices pour l’équipe RH

Un pilier de la Gestion des Emplois et Parcours Professionnels

En décrivant l’environnement des métiers de l’entreprise, le référentiel de compétences sert à estimer ce dont cette dernière a besoin en termes de compétences, pour bien fonctionner et performer. Il donne un diagnostic précis des compétences maîtrisées et des compétences à risque par métier, populations, anciennetés, ….

Une source de rationalisation des programmes de formation

Longtemps soumis aux seules injonctions des managers, les besoins de formation bénéficient de données fiables. A la maille individuelle et collective ressortent les domaines de compétences en souffrance, elles sont ensuite pondérées lors des comités carrières pour établir des priorités. 

Une première étape vers le Tactical workforce planning

La planification des ressources à court ou moyen terme consiste à comparer les compétences nécessaires aux compétences disponibles. Vos objectifs confrontent vos compétences actuelles aux différentes compétences:

  • Les compétences à risque
  • Les compétences  d’avenir
  • Les compétences transverses
  • Les compétences en besoin de développement
Dès lors le référentiel devient un levier d'arbitrage entre recrutement externe, appel à la sous-traitance ou recrutement externe.

Télécharger le comparateur de gestion des compétences

Quelles sont les étapes de création de votre mapping des compétences ?

Étape 1 : Définir vos Objectifs

Suivant les contextes de démarche compétences les entreprises peuvent ne pas avoir de référentiels consolidés au sein d’un SIRH, ou alors, souhaiter améliorer leur existant. Quelque soit le contexte ce projet doit répondre à plusieurs objectifs dont en voici un aperçu :

  • Répondre à une transformation qui demande une évolution très rapide de vos métiers. 
  • Préparer les négociations GPEC qui ont lieu tous les 3 ans et demandent de structurer une gestion prévisionnelle 
  • Consolider la stratégie de recrutement face aux pénuries de compétences 
  • Responsabiliser les collaborateurs et managers dans leur développement de compétences et la gestion des carrières avec  outil intuitif et pérenne. 
  • Fluidifier la mobilité interne au travers de la mise en place d’une Talent Marketplace interne.

Étape 2 : Etablir une gouvernance de la donnée

Votre solution de gestion des compétences est alimentée par les différentes actions RH (entretiens annuels, formations, ..), pourtant l’adaptation de votre outil de GPEC demande également la création d’une équipe qui pilote la mise à jour et l’anticipation des compétences.

Pour en savoir plus sur la constitution et le fonctionnement de cette équipe nous y avons dédié une page complète.

Étape 3 : Collecter les compétences du référentiel 

Vous disposez sans doute de compétences exprimées au sein d’un répertoire ou fichier excel, si ce dernier n’a pas été mis à jour trois modes de collecte de compétences sont possibles :

Les 3 modes de collecte des compétences
Les 3 modes de collecte des compétences utilisés

Étape 4 : Décrire clairement l'évaluation associée à chaque niveau

Il s’agit de guider chaque collaborateur lors de son autoévaluation avec une échelle significative. Voici l’une des options :

  • Niveau 1 → Débutant
  • Niveau 2 → Partiellement autonome
  • Niveau 3 → Autonomie
  • Niveau 4 → Capable de former d’autres collaborateurs.

Étape 5 : Hiérarchiser l’importance des compétences 

L’importance des compétences n'est sans doute pas les mêmes et il est possible de mettre en avant les compétences d’avenir par exemple grâce à une pondération.

  • Importance 1 → Les pré-requis indispensables pour accéder au poste
  • Importance 2 → Les compétences importantes pour performer
  • Importance 3 → Les “nice to have” qui forment la trame de détection des hauts potentiels.

Étape 6 : Impliquer vos collaborateurs

Pour rendre votre référentiel vivant vous avez besoin de l’évaluation des collaborateurs. La principale différence de Neobrain vis à vis des autres solutions de gestion des compétences est la prise en compte de la motivation. D’une part, elle renforce la connaissance des collaborateurs et elle contribue à 88% d’utilisateurs actifs sur notre plateforme.

Créer facilement des référentiels : prendre rdv avec neobrain

Étape 7 : Fiabiliser vos référentiels 

L’auto-évaluation n’est pas suffisante pour mener à bien la gestion de vos compétences quotidiennes. Un outil de gestion des talents doit permettre de faire communiquer tous les modules pour renforcer la fiabilité des évaluations : modules d’entretiens annuels, de revue de performance, de formation, …

Prenez connaissance des leviers de fiabilisation dans notre Page “Les 5 bonnes pratiques pour fiabiliser vos référentiels de compétences”. 

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Tout savoir sur le référentiel de compétences

GPEC et référentiel de compétences sont indissociables. Neobrain vous aide à structurer votre démarche compétence et planifier les parcours professionnels.
Compétences
Vincent HOGOMMAT
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La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (désormais Gestion des Emplois et Parcours Professionnels) repose sur la connaissance des compétences nécessaires à la performance de l'entreprise. Créer un référentiel de compétences est la première étape d’une politique de gestion des compétences efficace et agile.

Comment en faire un outil de gestion stratégique efficace ? Par où commencer ? Nous vous présentons toutes les étapes pour construire votre référentiel.

Qu’est-ce qu’un référentiel de compétences ?

Définition :

Un référentiel de compétences décrit précisément ce qui est attendu d’un collaborateur dans l’exercice de son activité en matière de connaissances (savoirs), de compétences (savoir-faire) et d’aptitudes (savoir-être). Suivant le degré de granularité choisi les compétences peuvent être décrites au niveau de l’emploi, de l’emploi repère ou du métier. 

Comment structurer votre référentiel de compétences ?

Afin d’éviter l’usine à gaz nous recommandons d’intégrer entre 8 et 15 compétences par emploi. Notre page “Les différentes catégories de compétences” vous permettra de savoir quels types de compétences faire figurer dans votre catalogue. 

Trois notions importantes sont à prendre en compte lors de la constitution de votre référentiel de compétences :

  1. Réaliser votre référentiel avec différents interlocuteurs (sponsors métiers, experts métiers, managers) contribue à l’adhésion du plus grand nombre.
  2. Anticiper, au sein du référentiel, les compétences émergentes afin de mettre en mouvement la formation et de dépasser l’obsolescence de certaines compétences.
  3. Décrire chaque compétence de manière homogène, c'est-à dire avec un verbe d’action, un contexte et un objet. 

Comment gagner du temps dans la construction de votre référentiel ?

Pour lancer votre réflexion, appuyez-vous sur des ressources externes, plusieurs contenus sont mis à votre disposition :

- Le Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois (ROME) : le répertoire opérationnel des métiers et des emplois, construit par Pôle Emploi, est une source précieuse : sur la base des emplois existants au sein de votre entreprise, vous retrouverez des fiches métiers et les compétences associées. Un gain de temps inestimable pour construire votre référentiel de compétences ;

- Les Observatoires des métiers : au sein des branches, les observatoires sont en charge de réaliser des études, des analyses métiers et de fournir aux entreprises des pistes de réflexion. Nous avons répertorié l’ensemble des observatoires métiers sur ce fichier libre d’accès. 

- Les OPCO : les opérateurs de compétences fournissent des fiches métiers et listes de compétences clés. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre OPCO de branche.

Penchez-vous sérieusement sur ces bases de données qui vous feront gagner en temps et en qualité dans la construction de votre référentiel de compétences.

Un dernier outil permet de diviser par 4 la durée de création de votre mapping de compétences : l’intelligence artificielle. Nous vous proposons d’en apprendre davantage sur notre page dédiée à l’IA dans les RH.

Quels sont les bénéfices d’un outil de mapping des compétences ?

La création de cet outil majeur de la GPEC va de pair avec l’atteinte de plusieurs objectifs pour les acteurs RH : collaborateurs, managers et équipes RH (DRH, responsables emplois, responsables de gestion des carrières, responsables de la formation, …) et les partenaires sociaux.

Les bénéfices pour les collaborateurs

Une meilleure connaissance de ses atouts et axes de progression :

Les niveaux de maîtrise sur les compétences attendues offrent une visibilité sur l’appréhension de l’emploi des collaborateurs. Ces derniers peuvent ainsi être acteurs de leur propre développement de compétences.

Une actualisation continue de son niveau de maîtrise.

Pour évaluer les niveaux atteints, le collaborateur passe par une auto-évaluation initiale. Celle-ci peut ensuite être complétée par la prise en compte de l’appréciation des managers et collègues, le collaborateur dispose ainsi d’un avis tiers.

Une opportunité d’appropriation des opportunités internes

Enfin, le collaborateur visualise les chemins de carrières et passerelles métiers vers lesquels il peut s’orienter. Grâce à l’annuaire des métiers de la société le collaborateur identifie quelles sont, parmi ces compétences actuelles, les compétences mobilisables vers d’autres métiers et les compétences à acquérir.

Le référentiel de compétences joue le rôle de guide des évolutions internes et apporte une innovation disruptive à la gestion traditionnelle des carrières.

Les bénéfices pour les managers

Un levier de gestion des performances

La performance d’un collaborateur provient de plusieurs sources dont la bonne adéquation du niveau de compétence d’un individu au sein d’un métier. Ainsi le référentiel interne permet d’expliquer et de gérer la performance individuelle et collective.

Une adaptation individuelle des objectifs

Un manager se focalise désormais sur des facteurs rationnels de performance et favorise le développement des compétences individuelles de manière accrue. Les objectifs sont dorénavant davantage adaptés à chacun, il en ressort une meilleure individualisation des relations avec chaque membre de l’équipe.

Un levier de recrutement interne

L’ensemble des compétences sont visibles au sein d’une internal talent marketplace. Conçue comme un catalogue des compétences mobilisables pour des projets ou des emplois pérennes, cette plateforme donne l’opportunité de fluidifier l’allocation des ressources. Au-delà du niveau de compétence le manager pourra également visualiser le niveau d’appétence du collaborateur pour développer la compétence qui fait l’objet du recrutement interne.

Les bénéfices pour l’équipe RH

Un pilier de la Gestion des Emplois et Parcours Professionnels

En décrivant l’environnement des métiers de l’entreprise, le référentiel de compétences sert à estimer ce dont cette dernière a besoin en termes de compétences, pour bien fonctionner et performer. Il donne un diagnostic précis des compétences maîtrisées et des compétences à risque par métier, populations, anciennetés, ….

Une source de rationalisation des programmes de formation

Longtemps soumis aux seules injonctions des managers, les besoins de formation bénéficient de données fiables. A la maille individuelle et collective ressortent les domaines de compétences en souffrance, elles sont ensuite pondérées lors des comités carrières pour établir des priorités. 

Une première étape vers le Tactical workforce planning

La planification des ressources à court ou moyen terme consiste à comparer les compétences nécessaires aux compétences disponibles. Vos objectifs confrontent vos compétences actuelles aux différentes compétences:

  • Les compétences à risque
  • Les compétences  d’avenir
  • Les compétences transverses
  • Les compétences en besoin de développement
Dès lors le référentiel devient un levier d'arbitrage entre recrutement externe, appel à la sous-traitance ou recrutement externe.

Télécharger le comparateur de gestion des compétences

Quelles sont les étapes de création de votre mapping des compétences ?

Étape 1 : Définir vos Objectifs

Suivant les contextes de démarche compétences les entreprises peuvent ne pas avoir de référentiels consolidés au sein d’un SIRH, ou alors, souhaiter améliorer leur existant. Quelque soit le contexte ce projet doit répondre à plusieurs objectifs dont en voici un aperçu :

  • Répondre à une transformation qui demande une évolution très rapide de vos métiers. 
  • Préparer les négociations GPEC qui ont lieu tous les 3 ans et demandent de structurer une gestion prévisionnelle 
  • Consolider la stratégie de recrutement face aux pénuries de compétences 
  • Responsabiliser les collaborateurs et managers dans leur développement de compétences et la gestion des carrières avec  outil intuitif et pérenne. 
  • Fluidifier la mobilité interne au travers de la mise en place d’une Talent Marketplace interne.

Étape 2 : Etablir une gouvernance de la donnée

Votre solution de gestion des compétences est alimentée par les différentes actions RH (entretiens annuels, formations, ..), pourtant l’adaptation de votre outil de GPEC demande également la création d’une équipe qui pilote la mise à jour et l’anticipation des compétences.

Pour en savoir plus sur la constitution et le fonctionnement de cette équipe nous y avons dédié une page complète.

Étape 3 : Collecter les compétences du référentiel 

Vous disposez sans doute de compétences exprimées au sein d’un répertoire ou fichier excel, si ce dernier n’a pas été mis à jour trois modes de collecte de compétences sont possibles :

Les 3 modes de collecte des compétences
Les 3 modes de collecte des compétences utilisés

Étape 4 : Décrire clairement l'évaluation associée à chaque niveau

Il s’agit de guider chaque collaborateur lors de son autoévaluation avec une échelle significative. Voici l’une des options :

  • Niveau 1 → Débutant
  • Niveau 2 → Partiellement autonome
  • Niveau 3 → Autonomie
  • Niveau 4 → Capable de former d’autres collaborateurs.

Étape 5 : Hiérarchiser l’importance des compétences 

L’importance des compétences n'est sans doute pas les mêmes et il est possible de mettre en avant les compétences d’avenir par exemple grâce à une pondération.

  • Importance 1 → Les pré-requis indispensables pour accéder au poste
  • Importance 2 → Les compétences importantes pour performer
  • Importance 3 → Les “nice to have” qui forment la trame de détection des hauts potentiels.

Étape 6 : Impliquer vos collaborateurs

Pour rendre votre référentiel vivant vous avez besoin de l’évaluation des collaborateurs. La principale différence de Neobrain vis à vis des autres solutions de gestion des compétences est la prise en compte de la motivation. D’une part, elle renforce la connaissance des collaborateurs et elle contribue à 88% d’utilisateurs actifs sur notre plateforme.

Créer facilement des référentiels : prendre rdv avec neobrain

Étape 7 : Fiabiliser vos référentiels 

L’auto-évaluation n’est pas suffisante pour mener à bien la gestion de vos compétences quotidiennes. Un outil de gestion des talents doit permettre de faire communiquer tous les modules pour renforcer la fiabilité des évaluations : modules d’entretiens annuels, de revue de performance, de formation, …

Prenez connaissance des leviers de fiabilisation dans notre Page “Les 5 bonnes pratiques pour fiabiliser vos référentiels de compétences”.