« Il n'est de richesses que d'hommes »…Ce précepte de jean Bodin peut tout à fait être associé au concept du « staffing projet ». Il s’agit en effet d’un processus dont l’enjeu consiste, aussi bien pour les ESN que pour tout type de société, à associer à un projet donné, les meilleures ressources. L'enjeu consiste à répondre aussi aux aspirations de ces derniers. La mise en adéquation du besoin avec les compétences et les appétences est une mission clé qui repose sur une gestion optimale des talents de l'entreprise. Quels sont les principaux outils à la disposition des Managers et Resource Managers ?
Quelle est la différence entre staffing projet et gestion des ressources humaines ?
La différence entre staffing projet et gestion des ressources humaines réside dans leurs périmètres respectifs : le staffing projet est une allocation temporaire et dynamique de collaborateurs sur des missions spécifiques en fonction de leurs compétences et disponibilités, tandis que la gestion RH couvre l'ensemble du cycle de vie du collaborateur dans l'entreprise. Le staffing projet nécessite une réactivité immédiate (décisions en 24-48h) et un matching précis compétences/besoins, alors que la gestion RH s'inscrit dans une vision long terme de développement des talents.
Un système d’information dédié au staffing projet
Un staffing réussi est celui qui est parvenu à conjuguer les besoins du client avec les compétences et qualités professionnelles, les disponibilités et les affinités du consultant… Tout cela en respectant le timing et le budget du projet.
Disposer d’un système d’information de gestion des ressources qui centralise l'ensemble des données est donc primordial. Prenons l'exemple du processus au sein d'un cabinet de conseil :
- En avant-projet, le système permet en effet de centraliser et de « faire matcher » de façon automatisée, les données suivantes :
Coté business : les données à intégrer sont celles des projets en cours, à venir et en attente. Est aussi centralisé dans l’outil le détail des missions, leurs échéances et les données budgétaire y afférant,
Coté ressources : les profils des consultants ainsi que leurs coûts, leurs principales compétences professionnelles et plannings détaillés. Les consultants peuvent aussi avoir accès à la base de données afin d’y exprimer leurs souhaits de carrière et leurs préférences sur les modes de travail.
Ces différentes données sont mises en perspectives afin de présenter les meilleures adéquations et d’automatiser ainsi la formation du tandem consultant / projet. Elles sont également mutualisables et modifiables en temps réel, afin de disposer de mises à jour 24h sur 24 et sept jours sur sept.
- Durant la phase de suivi de projet, les diagrammes de Gantt et tableaux Scrum sont très efficaces dans le cadre de la planification et du suivi.
Les barres horizontales affichées par les diagrammes de Gantt représentent les différentes phases et la progression du projet. En un seul coup d’œil, le diagramme permet aux collaborateurs d’identifier les tâches en cours ou à effectuer et les plannings correspondant. Les tableaux Scrum quant à eux sont efficaces pour gérer des projets dont les délais sont moins stricts et qui impliquent différents consultants. Les différentes phases du projet sont ainsi affichées de façon mutualisée pour tous les acteurs du projet. Au fil de sa progression, chaque intervenant peut déplacer ses repères sur le tableau. Ainsi toutes les personnes impliquées bénéficient d’une vision globale du projet.
- En phase de clôture de projet, enfin, un outil de gestion et de comptabilité permet de vérifier la rentabilité de chaque mission et d’en assurer la facturation.
Toutes les données liées à chaque projet et à son staffing sont historisées et stockées avec les évaluations individuelles et le feedback clients.
Comment optimiser le taux d'utilisation des consultants dans le staffing ?
Pour optimiser le taux d'utilisation des consultants, visez un taux cible de 85% en combinant plusieurs leviers : anticipation des fins de mission4 semaines à l'avance, créationd'un vivier de projets internes pour l'intercontrat, mise en place d'alertes automatiques sur les disponibilités, développement de compétences transverses pour multiplier les opportunités d'affectation, et utilisation d'outils prédictifs basés sur l'IA. Un bon système de staffing permet d'améliorer le taux d'utilisation de 15 à 20% en moyenne.
L’élaboration de fiches de besoin de staffing
Si elles viennent en complément de l’outil informatique, les fiches de besoin font partie du même processus centralisé. Elles sont créées au lancement d’une mission et représentent un outil de suivi complémentaire. Les besoins d’évolution ou de modifications relatifs aux projets y sont portés, tout comme les données beaucoup plus basiques du staffing : les profils requis, la séniorité, les principales compétences professionnelles etc. Ces fiches peuvent ensuite être comparées aux profils des consultants du cabinet, en complément de la recherche automatisée, afin que rien ne soit laissé au hasard. L’intervention humaine est ainsi conjuguée à celle de la machine pour coordonner besoins, disponibilités et compétences ; et s’assurer de trouver la meilleure combinaison…
Le staffing de projets courts est l'une des dimensions de la mobilité interne à propos de laquelle nous vous présentons les bénéfices dans notre article "les 5 raisons de miser sur la mobilité interne".
Quels sont les principaux KPIs pour mesurer l'efficacité du staffingdde projet ?
Les principaux KPIs pour mesurer l'efficacité du staffing projet sont : le taux d'occupation des ressources (objectif 80-85%), le délai moyen d'affectation (cible : moins de 5 jours), le taux de satisfaction des consultants sur leurs missions (minimum 75%), le respect des budgets projet (écart maximum5%), le taux de réussite du matching première tentative (objectif 70%), et le nombre de changements d'affectation en cours de projet (maintenir sous 10%). Ces indicateurs doivent être suivis mensuellement via un tableau de bord dédié.
Des réunions de staffing périodiques
Un système d’information efficient n’exonère pas de la tenue de réunions de staffing, dont la cadence est dépendante du « pipe » … Hebdomadaires, bimensuelles ou même mensuelles, selon le volume de projets en cours ou à venir.
Ces réunions sont un guide file du projet ; elles permettent d’en réunir toutes les parties prenantes - commerciaux, chefs de projet, consultants - et de faire le point sur les projets en cours, et ceux en stand-by. Ce peut être aussi l’occasion de sonder les aspirations des consultants et de réaliser des arbitrages sur l’affectation des missions.
