La formation est considérée comme la solution à beaucoup de problèmes de l’entreprise, à tort et à raison. Les équipes RH construisent et administrent un budget de formation annuel en fonction de leur masse salariale, des changements de poste, des mutations internes et externes et de leurs besoins en compétences. Aujourd’hui, le paysage de la formation évolue vite avec une forte hausse de l’offre de contenus libres, cette évolution a un fort impact sur le choix des formations et les sommes investies au sein du plan de développement des compétences.
Dans cet article, nous détaillons les obligations de l’employeur, les aides, le calcul du budget et surtout les leviers pour faire mieux avec moins.
La dimension législative du budget de formation
La gestion des formations obligatoires
Il faut distinguer l’obligation de former des formations obligatoires. L’employeur doit, au minimum, former tous les salariés une fois tous les 6 ans. Quant aux formations obligatoires, deux grandes catégories sont celles qui portent à l’hygiène et la sécurité d’une part, et aux habilitations et certifications de l’autre.
Les obligations d’investissements en formation
Le montant de la participation à la formation professionnelle dépend de l’effectif et de la masse salariale de l'entreprise. En France, ils sont régis par la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, qui a remplacé la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l'emploi et à la démocratie sociale.
Quelles sont les obligations de l'employeur en matière de formation professionnelle ?
Ces obligations dépendent de la taille de l'entreprise :
- Entreprises de moins de 11 salariés : ces entreprises ne sont pas obligées de contribuer au financement de la formation professionnelle continue. Toutefois, elles peuvent bénéficier d'un crédit d'impôt pour les dépenses de formation engagées au profit de leurs salariés.
- Entreprises de 11 à 49 salariés : ces entreprises doivent consacrer au moins 0,55 % de leur masse salariale annuelle au financement de la formation professionnelle continue. Elles peuvent choisir de verser cette contribution à un opérateur de compétences (OPCO) ou de gérer directement leur budget de formation.
- Entreprises de 50 salariés et plus : ces entreprises doivent consacrer au moins 1 % de leur masse salariale annuelle au financement de la formation professionnelle continue. Elles peuvent également choisir de verser cette contribution à un OPCO ou de gérer directement leur budget de formation.
Enfin, les entreprises sont maintenant tenues de verser de nouvelles contributions à la formation professionnelle, en plus des contributions existantes. La "contribution unique à la formation professionnelle et à l'alternance" (CUFPA) est désormais exigée en plus de la CPF-CDD et de la Contribution Supplémentaire à l'Apprentissage (CSA).
Le budget de formation : chiffres et acteurs
Les chiffres de la formation
Les chiffres de l'Investissement en formation (baromètre topformation) :
- 33 milliards ont été investis dans la formation en 2022 dont 15,5 uniquement pour la formation professionnelle.
- Le financement est réparti à 37,2 % par les entreprises, 25,4 % par les pouvoirs publics (essentiellement à destination des personnes en recherche d’emploi), à 18,9 % par les organismes collecteurs (OPCO), à 7 % par les particuliers et à 11,5 % par divers acteurs.
- Le déficit de la formation est estimé à 2,1 Miliards pour 2023.
- Seules 9% des entreprises dépensent plus 1000 euros par salarié par an, la majorité d’entre elles (12,5%) dépensent entre 400 et 600€
Perception de la formation par les apprenants (Chiffres du baromètre de notre partenaire Edflex) :
- 40% des collaborateurs estiment ne pas connaître l’offre de formation proposée par leur entreprise
- Le contenu pédagogique est évalué à 6,4 sur 10 par les apprenants
- L’autonomisation des collaborateurs dans leur formation gagne du terrain : 71% d’entre eux ont déjà utilisé des contenus libres (vidéo, podcast, articles…) dont 41% pour une mise en application immédiate.
- Le temps consacré au développement des compétences est en forte croissance puisque 26% des sondés y consacrent 2 à 3h par semaine et 13% d'entre eux y passent 2 à 3h par jour.
Le rôle de France Compétences
France Compétences est l'organisme en charge de réguler et de financer la formation professionnelle en France. Son rôle est de définir les priorités en matière de formation professionnelle, de s'assurer de la qualité des formations, de fixer les critères de certification et d'habilitation des organismes de formation, et de gérer le financement de la formation professionnelle. Son budget 2023 est en croissance de près de 2 milliards vis à vis de 2022 pour passer de 13 à 14,8 milliards, dont 18% sont dédiés au Compte Professionnel de Formation (CPF). En outre, France Compétences travaille en étroite collaboration avec les acteurs de la formation professionnelle, tels que les entreprises, les branches professionnelles et les régions, pour garantir que la formation professionnelle répond aux besoins du marché du travail et permet aux individus d'acquérir les compétences nécessaires pour réussir leur carrière professionnelle
L’évolution des OPCA vers les OPCO
Les OPCO ont remplacé les OPCA depuis la réforme de la formation professionnelle de 2018. Les OPCO sont des opérateurs de compétences chargés d'accompagner les entreprises dans la mise en œuvre de la formation professionnelle continue. Ils ont pour mission de collecter les contributions des entreprises, de financer les actions de formation, d'accompagner les branches professionnelles dans l'élaboration de leur politique de formation et de conseiller les entreprises dans la mise en œuvre de leur plan de formation.
Les leviers d’optimisation du budget de formation
Les aides à la formation :
En France, les entreprises de moins de 50 salariés peuvent bénéficier d'une aide financière pour établir le plan de formation de leurs salariés via le Compte Personnel de Formation (CPF), ainsi que de certaines aides de la part de leur OPCO (Opérateur de compétences) ou de leur région. Pour en savoir plus sur ces aides, vous pouvez consulter les pages suivantes :
Les entreprises de plus de 50 salariés, quant à elles, peuvent également bénéficier d'aides financières pour la formation de leurs salariés, notamment via leur OPCO. Pour en savoir plus sur ces obligations et aides, vous pouvez consulter les pages suivantes :
Nous constatons actuellement que les formes traditionnelles de transmission top down où les services de développement RH décident des sujets de formation et réalisent les contenus, n’emportent plus l’adhésion des collaborateurs. Pour preuve, seuls 30% des parcours vont à leur terme (chiffres de notre partenaire 360 learning). Le renouvellement de l’offre passe par une orientation opérationnelle, collaborative, et basée sur les réelles appétences des apprenants.
La formation en situation de travail ou FEST
Qu’est-ce que la “Formation en situation de travail ?
Cette modalité de formation en situation réelle de travail (FEST) est un levier de formation efficace pour acquérir rapidement des compétences ou des postures. La FEST permet de casser la séquence ‘j’apprends puis je fais’ et rends à la formation sa dimension opérationnelle.
La nouvelle loi "pour la liberté de choisir son avenir professionnel" redéfinit le périmètre d’une action de formation qui peut désormais être réalisée "en situation de travail".
L'expérimentation grandeur nature de l'AFEST (Action de Formation en Situation Réelle de Travail) menée en 2015 a montré une grande diversité de métiers pouvant se prêter à cette modalité de formation.
Exemples de sociétés l’ayant mise en place
De nombreuses entreprises ont recours à la FEST, notamment dans les secteurs où les compétences nécessaires sont complexes et où la formation traditionnelle ne suffit pas à répondre aux besoins de l'entreprise.
- Par exemple, Airbus a mis en place une FEST pour la formation de ses équipes de maintenance et de production, ce qui a permis de réduire considérablement le temps de formation et d'améliorer l'efficacité opérationnelle.
- De même, le groupe Michelin utilise la FEST pour former ses opérateurs de production, en leur permettant d'apprendre en travaillant directement sur les machines et les équipements utilisés dans leur travail quotidien.
- Dans le secteur de la santé, l'hôpital européen Georges Pompidou à Paris a mis en place une FEST pour la formation de ses infirmières, en les faisant travailler sur des situations réelles de soins aux patients.
Impact financier de la FEST
La FEST implique souvent une réduction de l'activité de production pendant la période de formation. Cependant, ce coût est compensé par la réduction du temps de formation nécessaire pour atteindre le niveau de compétence requis, ainsi que par l'amélioration de la productivité et de la qualité du travail après la formation. En outre, la FEST peut être combinée avec d'autres formes de formation, telles que la formation en ligne ou la formation en présentiel, pour réduire les coûts et optimiser les résultats de la formation
Faire participer les collaborateurs : le collaborative learning
Qu’est-ce que le collaborative learning ?
Le "collaborative learning" est une modalité de formation qui met l'accent sur la collaboration et l'interaction entre les apprenants eux-mêmes, ainsi qu'avec les formateurs et les experts. C'est une approche plus participative et active que la formation traditionnelle, qui est souvent axée sur la transmission de connaissances par un expert.
Les apprenants acquièrent de nouvelles informations les uns des autres, partagent leurs expériences et leurs connaissances, travaillent ensemble à la résolution de problèmes. Cette méthode encourage la responsabilité individuelle et collective, et peut favoriser la motivation des apprenants.
Pourquoi choisir le collaborative learning ?
Les entreprises n’identifient pas toujours l’ensemble des savoirs dits “implicites” dont elles regorgent. Capitaliser sur les connaissances internes est à la fois un axe de réduction des coûts mais aussi un accélérateur d’engagement des talents envers leurs collègues et potentiellement un moyen d’identifier de nouvelles vocations. Cette tendance de fonds s’explique également par l’horizontalité dominante dans les organisations, le travail en équipe prend le pas sur les enjeux individuels.
Exemples d’entreprises qui ont recours au Collaborative learning
- BNP Paribas : la banque a mis en place un programme de formation collaborative pour les managers, basé sur des ateliers, des retours d'expérience, des échanges de bonnes pratiques, etc. Le but est de développer les compétences managériales à travers la collaboration et le partage d'expérience.
- IBM : le géant de l'informatique a mis en place un programme de formation collaborative pour les ingénieurs, basé sur des projets collaboratifs, des ateliers, des jeux de rôles, etc. Cette approche a permis de développer les compétences techniques et comportementales des ingénieurs à travers la collaboration et l'expérimentation.
Impact financier du collaborative learning
Le Collaborative Learning est une solution rentable pour les entreprises, car il permet de faire des économies sur les coûts de formation. En utilisant les ressources et l'expertise des collaborateurs existants, l'entreprise peut réduire les coûts de formation externe tout en offrant une formation plus pertinente et axée sur les besoins réels de l'entreprise. En outre, la formation collaborative peut être mise en place à moindre coût, car elle nécessite souvent peu de ressources matérielles et peut être réalisée en utilisant des outils numériques simples et peu coûteux.
Cependant, il est important de souligner que la mise en place d'une formation collaborative peut également impliquer des coûts indirects tels que le temps de travail des collaborateurs impliqués dans la formation, la mise en place et la gestion des outils numériques, ainsi que la supervision de la formation par les responsables de l'entreprise
Le juste équilibre entre mobilisation des compétences et appréciation des préférences
L’inflation de contenus, de modalités d’apprentissage, sont de nature à rendre les collaborateurs plus exigeants, plus autonomes et à recentrer l’enjeu sur l’adaptation des formations aux objectifs et à sa performance. Les responsables du développement RH ont parfois des demandes de formation sur des domaines de compétences assez éloignées des priorités de l’entreprise.
Établir un budget de formation doit remplir 2 critères :
- Alimenter les compétences stratégiques de l’entreprise
- Faire converger les contenus, modalités avec les préférences des apprenants.
Se focaliser sur les qualifications à fort enjeu
Aussi le budget de formation est-il corrélé à la mesure des écarts de compétences des salariés entre le niveau actuel et le niveau requis. Disposer de cette information nécessite donc une architecture de métiers et de compétences, un système d’information qui évalue ces aspects de manière régulière. C’est ce que propose Neobrain au travers de tableaux de bords à destination des RH et des managers : compétences à risque, compétences émergentes et compétences à développer sont rassemblées dans un espace centralisé.
C'est ce que Sage est parvenu à réaliser dans le cadre de la transformation de son métier d'éditeur de solutions RH "On-Premise" vers "SaaS". Cette évolution impliquait un recentrage vers les compétences, évaluer le niveau existant, puis procéder aux programmes de reskilling et d'upskilling adaptés.
Capitaliser sur les préférences des salariés
Se focaliser sur la transversalité des compétences démontre ses atouts pour une flexibilité accrue des salariés. Le responsable du développement RH qui veille à connaître les appétences de ses collaborateurs pour développer certaines compétences dispose d’une probabilité plus importante de bonne assimilation des apprentissages dispensés.
L’ensemble des outils constitutifs du plan de formation sont à retrouver dans notre page “Optimiser son plan de formation”.
Les indicateurs de la performance en soutien du budget
Le premier obstacle au développement des compétences pour les responsables du développement RH est la difficulté à démontrer l’impact positif des formations. Il est en effet difficile de mesurer l'impact d'une formation sur la performance d'une entreprise ou d'un collaborateur, car il y a de nombreux facteurs qui peuvent influencer les résultats. Il est ainsi préférable de parler de “retour sur attentes” ou sur objectifs que de “retour sur investissement".
Voici 5 indicateurs intéressants utilisés avec nos partenaires :
- Les Taux d’abandon et de conversion, synonyme de la pertinence du contenu dispensé
- Le taux d'absentéisme ou de départ post-formation : il peut être synonyme de support insuffisant
- Le taux de promotion des collaborateurs ayant suivi la formation : signe d’influence positive
- Le taux de satisfaction par modalité de formation : précieux indicateur dans la construction du budget N+1
- L’évolution du niveau moyen de compétence post-formation : elle implique d'évaluer les compétences avant et après la formation, et de comparer les résultats pour voir si la formation a effectivement amélioré leur niveau.
Chat GPT et son rôle dans la formation
Cette IA facilite grandement l’automatisation de création de contenus,
Inconvénients de Chatgpt pour la formation :
- Certaines erreurs apparaissent dans la citation des sources citées
- Elle ne prend pas en compte le contexte de la société à moins de l’alimenter avec des lignes de commande fastidieuses
Opportunités de Chatgpt :
- Création assistée de questions pour s’assurer de la bonne compréhension de l’apprenant
- Echange continue avec ce modèle de langage.
Voici la réponse de Chat-GPT lui-même :
“Chat-GPT peut être utilisé pour s'assurer de la compréhension des apprenants en générant des questions à la volée et en fournissant des réponses personnalisées en fonction des réponses de l'apprenant. Cela peut aider les apprenants à identifier les lacunes dans leur compréhension et à approfondir leur apprentissage.
Cependant, il y a aussi des limites à l'utilisation de ChatGPT dans le domaine de la formation. Tout d'abord, ChatGPT est un modèle de langage basé sur des données, ce qui signifie qu'il peut reproduire les biais et les erreurs contenus dans les données sur lesquelles il a été formé. Par conséquent, il est important de s'assurer que les données d'apprentissage utilisées pour former ChatGPT sont de haute qualité et exemptes de biais.
De plus, ChatGPT peut ne pas être en mesure de répondre à des questions complexes ou spécifiques, en particulier si elles impliquent des compétences pratiques ou des connaissances techniques spécifiques. Dans ces cas, il est préférable d'utiliser des outils d'apprentissage plus spécialisés et personnalisés.
Enfin, l'utilisation de ChatGPT dans le domaine de la formation soulève des questions éthiques, notamment en ce qui concerne la protection des données personnelles des apprenants et la responsabilité des enseignants et des formateurs dans l'utilisation de ces technologies. Il est important de s'assurer que les utilisations de ChatGPT dans l'éducation respectent les normes éthiques et les réglementations en vigueur.”
Conclure sur la construction du budget de formation
Les défis que représente la mutation des métiers contribuent à une transformation du paysage de la formation. Une nouvelle complexité apparaît pour constituer un budget qui sert les intérêts de l’entreprise et l’employabilité des collaborateurs.
L’inflation de contenus, des modalités d’apprentissage pousse chacun des acteurs à se recentrer sur les besoins essentiels et la mesure de l’impact des formations disponibles. Les obligations des employeurs sont nombreuses et les moyens sont essentiellement focalisés sur les entreprises de - 50 personnes, alors que les apprenants peuvent facilement accéder à des contenus de qualité.
Cette évolution met en perspective la nécessité de créer des synergies fortes entre logiciels de gestion des compétences, Learning Management Systems, démarche GEPP dans un environnement intégré où les données RH sont maximisées.
