48% des responsables RH jugent leur budget formation insuffisant. 71% des collaborateurs se forment déjà en autonomie sur des contenus libres. Face à ces réalités, comment construire un plan de formation qui réconcilie contraintes budgétaires, obligations légales et besoins stratégiques ?
Rebaptisé "Plan de développement des compétences" depuis2019, cet outil reste le pilier de l'adaptation des organisations aux mutations de leurs métiers. Mais sa conception a radicalement évolué : fini le catalogue exhaustif de formations, place à une approche chirurgicale qui cible deux priorités : les compétences critiques pour l'évolution des métiers et les compétences transversales qui garantissent l'agilité organisationnelle.
Quelles sont les étapes d'un plan de formation réussi ?
Un plan de formation efficace se construit en 5 étapes clés :
• Définir les objectifs en croisant besoins stratégiques et aspirations individuelles
• Maîtriser le cadre réglementaire (formation obligatoire tous les 6 ans, consultation CSE)
• Concevoir le programme en mixant modalités traditionnelles et digitales
• Optimiser le budget en intégrant les ressources gratuites et les financements OPCO
• Mesurer la performance via des indicateurs de progression des compétences
Cette méthodologie structurée transforme la formation d'une obligation en levier de performance.
Définir les objectifs de formation
Le plan de formation est un outil opérationnel qui permet de développer et d’adapter les compétences de vos salariés aux évolutions des métiers dans votre organisation. La définition des objectifs passe donc par un recueil des besoins de l'entreprise en termes de compétences. Ces derniers sont ensuite reliés aux savoirs, aux savoir-faire et aux savoir-être actuels des collaborateurs. Ce croisement entre le panorama de l’existant et les besoins donne lieu à une analyse qui vise à définir les postes, les profils et les individus qui nécessitent des formations.
Prendre connaissance du cadre réglementaire
Le plan de développement des compétences est une composante de la formation professionnelle. À ce titre, est encadré par certaines obligations légales.
Quelles sont les obligations de l'employeur en matière de formation ?
L'entreprise doit respecter plusieurs directives :
- Former chaque salarié tous les 6 ans à minima (loi du 5 Mars 2014).
- Adapter les formations dispensées à l’emploi et au maintien de l’employabilité des salariés.
- Mettre en place une négociation collective et un dialogue social sur le thème de la formation professionnelle (pour les entreprises de plus de 300 salariés), dans le cadre de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences.
- Réaliser, tous les deux ans, avec chaque salarié, un entretien professionnel afin d’envisager avec lui ses évolutions de parcours.
- Soumettre le plan de formation au CSE tous les ans dans le cadre de la cnsultation sur la politique sociale de l'entreprise.
Optimiser la conception du programme de développement
Il existe différents logiciels de gestion de la formation, ou GPEC. Ils ont vocation à faire converger vos besoins stratégiques en termes de développement de compétences avec les demandes de formation émises par les collaborateurs.
Voici les principales fonctionnalités des outils à votre disposition :
- Un module « demande de formation » : gestion des demandes de formation individuelles ou collectives, intégration avec les campagnes d’entretien professionnel, gestion du catalogue de formation, Workflows de validation des demandes, intégration dans le plan prévisionnel, indicateurs d’aide à la décision.
- Un module dédié au plan prévisionnel de formation : création automatique du plan de formation à partir des demandes validées, filtres par établissements, filières, managers, etc.
- Un module de suivi des coûts, individuels ou collectifs, tableaux de bord avec prévisionnel brut/net et comparatif avec les budgets affectés.
- Un module de planification des sessions : création des sessions, gestion des inscriptions, indicateurs de suivi de l’état d’avancement des sessions.
- Un module qui permet de suivre la réalisation du plan de formation : état d’avancement du plan en temps réel, suivi du budget, gestion des demandes de prise en charge jusqu’au remboursement, évaluations de l’atteinte des objectifs et de la qualité des formations suivies.
Comment adapter le plan de formation aux nouvelles modalités d'apprentissage ?
Le plan de formation moderne doit intégrer le learning informel pratiqué par 71% des collaborateurs. L'enjeu est d'orchestrer un mix entre formations certifiantes obligatoires, e-learning flexible et reconnaissance des apprentissages autonomes. Les plateformes LMS actuelles permettent de tracker ces parcours hybrides tout en garantissant la conformité légale.
Élaborer un budget de formation
Le paysage de la formation est en pleine transformation : inflation des contenus et facilité d'accès, arrivée de la Blaockchain dans la transparence et la lisibilité des certifications plus particulièrement. Le budget est, selon le baromètre topformation, le deuxième frein à lever pour les équipes RH (48% le trouvent insuffisant) Les équipes de développement RH sont, elles aussi, dans un nouveau cheminement qui conjugue 2 aspects :
- Prendre en compte les opportunités d'économie des contenus libres que 71% des collaborateurs utilisent désormais
- Rénover leur offre de développement afin de maintenir le cap des compétences stratégiques de l'entreprise
Qui fait le plan de formation et quels acteurs impliquer ?
Le plan de formation est piloté par le responsable formation ou le DRH, mais nécessite l'implication de 5 acteurs clés : les managers pour identifier les besoins terrain, les collaborateurs via les entretiens professionnels, la direction pour valider la stratégie, le CSE pour la consultation obligatoire, et les OPCO pour les financements. Cette approche collaborative garantit un plan aligné sur les besoins réels et les obligations légales.
Nous vous recommandons la lecture de notre Page complète sur le Budget de formation.
Mesurer la performance du plan de formation
Comme tout projet stratégique de l’entreprise, le plan de formation se doit d’être évalué. La mesure de la performance repose sur l'évaluation des niveaux de compétences individuelles et collectives, qu'elle se fasse sous la forme de tests, d'entretiens ou de performance vis à vis des objectifs du plan de développement. Plusieurs dashboards sur-mesure feront état des évolutions des niveaux de compétences : compétences à risque, compétences émergentes par exemple.
Le bilan du plan de formation, réalisé chaque année, permet d’ajuster le mode de conception et de déploiement les années suivantes si nécessaire.
