Les outils pour optimiser son plan de formation

Comment concevoir et mesurer l'efficacité d'un plan de formation ? Apprenez-en plus sur les méthodes et outils à votre disposition.
Gestion des talents
Louis Lépinette
Quels sont les outils pour optimiser le plan de formation ?
Sommaire :
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Le plan de formation de l’entreprise est un maillon essentiel de la gestion des compétences des collaborateurs. Il permet en effet à l’employeur d’organiser l’acquisition de compétences, en cohérence avec la stratégie d’entreprise. Comme tout projet opérationnel, le plan de formation s’appuie sur des outils éprouvés et une méthodologie précise :

  1. Des objectifs bien définis
  2. Le respect d’un cadre réglementaire
  3. Un budget dédié
  4. Un déploiement efficace
  5. La mesure de la performance

1. Définir ses objectifs de formation

Le plan de formation est un outil opérationnel qui permet de développer et d’adapter les compétences de vos salariés aux évolutions des métiers dans votre organisation. La définition des objectifs passe donc par un recueil des besoins de l'entreprise en termes de compétences. Ces derniers sont ensuite reliés aux savoirs, aux savoir-faire et aux savoir-être actuels des collaborateurs. Ce croisement entre le panorama de l’existant et les besoins donne lieu à une analyse qui vise à définir les postes, les profils et les individus qui nécessitent des formations.

Les-objectifs-de-formation-individuel-Neobrain
Exemple de fixation d'objectifs sur la plateforme Neobrain

2. Prendre connaissance du cadre réglementaire

Le plan de formation est une composante de la formation professionnelle et, à ce titre, est encadré par certaines obligations légales. L’employeur a ainsi l’obligation de :
- Former les salariés de l’entreprise,
- Adapter les formations dispensées à l’emploi et au maintien de l’employabilité des salariés,
- Mettre en place une négociation collective et un dialogue social sur le thème de la formation professionnelle (pour les entreprises de plus de 300 salariés),dans le cadre de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences,
- Réaliser, tous les deux ans, avec chaque salarié, un entretien professionnel afin d’envisager avec lui ses évolutions de parcours.
- Soumettre le plan de formation aux représentants du personnel pour qu’ils donnent leur aval avant qu’il ne soit entériné.

3. Optimiser la conception du plan de formation

Il existe différents logiciels de gestion de la formation, ou GPEC. Ils ont vocation à faire converger vos besoins stratégiques en termes de développement de compétences avec les demandes de formation émises par les collaborateurs.
Voici les principales fonctionnalités des outils à votre disposition :

  • Un module « demande de formation » : gestion des demandes de formation individuelles ou collectives, intégration avec les campagnes d’entretien professionnel, gestion du catalogue de formation, Workflows de validation des demandes, intégration dans le plan prévisionnel, indicateurs d’aide à la décision.
  • Un module dédié au plan prévisionnel de formation : création automatique du plan de formation à partir des demandes validées, filtres par établissements, filières, managers, etc.
  • Un module de suivi des coûts, individuels ou collectifs, tableaux de bord avec prévisionnel brut/net et comparatif avec les budgets affectés.
  • Un module de planification des sessions : création des sessions, gestion des inscriptions, indicateurs de suivi de l’état d’avancement des sessions.
  • Un module qui permet de suivre la réalisation du plan de formation : état d’avancement du plan en temps réel, suivi du budget, gestion des demandes de prise en charge jusqu’au remboursement, évaluations de l’atteinte des objectifs et de la qualité des formations suivies.
Télécharger le comparateur de solution de gestion de la formation
Télécharger gratuitement le comparateur de solution de gestion de la formation (Excel).

4. Élaborer un budget de formation

La charge du plan de formation incombe à l’entreprise et non aux salariés qui en bénéficient. Certaines formations peuvent par ailleurs relever des dispositifs de financement inhérents à la formation professionnelle. La budgétisation du plan de financement est donc une étape qui nécessite de la rigueur et de la précision. Vous devrez rester cohérent avec le budget provisionné.

Vous voulez en savoir davantage sur l'optimisation du budget de formation ? Notre Page "Un meilleur ROI du budget de formation" répondra à vos questions.

5. Évaluer la performance du plan de formation

Comme tout projet stratégique de l’entreprise, le plan de formation se doit d’être évalué. La mesure de la performance repose sur l'évaluation des niveaux de compétences individuelles et collectives, qu'elle se fasse sous la forme de tests, d'entretiens ou de performance vis à vis des objectifs du plan de développement. Plusieurs dashboards sur-mesure feront état des évolutions des niveaux de compétences : compétences à risque, compétences émergentes par exemple.

Dashboard des compétences à risque au sein de l'outil Neobrain
Dashboard RH sur les compétences à risque de l'entreprise.

Le bilan du plan de formation, réalisé chaque année, permet d’ajuster le mode de conception et de déploiement les années suivantes si nécessaire.

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