La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences mobilise un ensemble d’outils RH complémentaires, utilisés à différents moments pour analyser, structurer et piloter les compétences dans la durée.
Pour comprendre le cadre général de la démarche, sa définition et ses fondements, nous détaillons ces éléments dans notre page dédiée à la GPEC : définition et cadre.
Dans cet article, nous proposons un panorama des principaux outils de la GPEC, organisés par grandes catégories d’usage, afin d’aider les équipes RH à s’orienter selon leur contexte et leur niveau de maturité.
Les outils pour analyser et cartographier les emplois et les compétences
La première catégorie d’outils mobilisés en GPEC vise à produire une vision structurée des emplois, des compétences et des effectifs existants. Ces outils permettent d’objectiver la situation actuelle et de disposer d’un socle commun pour les analyses et échanges ultérieurs.
La fiche de poste
La fiche de poste décrit les missions principales, les responsabilités et les interactions associées à un emploi. Elle constitue un point d’entrée utile pour identifier les compétences mobilisées, tout en ouvrant la réflexion sur les proximités possibles avec d’autres rôles au sein de l’organisation.
L’organigramme
L’organigramme permet de visualiser la répartition des effectifs et des rôles au sein des différentes entités de l’entreprise. Il facilite l’identification des concentrations de compétences, des zones de fragilité ou des proximités entre métiers, à condition d’être régulièrement mis à jour.
Le référentiel des compétences
Le référentiel de compétences structure l’ensemble des compétences mobilisables dans l’organisation. Il permet de dépasser une approche strictement centrée sur les postes pour raisonner en termes de savoir-faire, de compétences transverses et de compétences émergentes.
Il constitue le socle de nombreuses analyses en GPEC.
La cartographie des compétences
La cartographie des compétences s’appuie sur le référentiel pour représenter visuellement les compétences maîtrisées, en développement ou à risque. En associant managers, collaborateurs et équipes RH, elle offre une lecture partagée des forces et des fragilités de l’organisation.
Les outils pour structurer le dialogue et les pratiques RH
Une deuxième catégorie d’outils mobilisés en GPEC vise à structurer le dialogue entre les acteurs RH, managers et collaborateurs. Ces outils permettent d’objectiver les échanges, de formaliser les engagements et d’inscrire les pratiques RH dans un cadre cohérent et partagé.
L’accord de méthode
L’accord de méthode permet de définir les modalités d’échange et de concertation autour de la GPEC. Même lorsqu’il n’est pas obligatoire, il contribue à clarifier le périmètre, le calendrier et les modalités de suivi des engagements pris dans le cadre du dialogue social.
L’entretien annuel d’évaluation
L’entretien annuel d’évaluation constitue un moment structurant pour échanger sur les performances, les compétences mobilisées et les axes de progression. Les éléments recueillis alimentent les réflexions liées au développement des compétences et contribuent à enrichir les analyses globales menées en GPEC.
L’entretien professionnel
Distinct de l’entretien annuel, l’entretien professionnel est centré sur les perspectives d’évolution et les parcours professionnels. Il permet d’aborder les opportunités de mobilité, les besoins de développement et les aspirations des collaborateurs, en cohérence avec les priorités identifiées par l’organisation.
Le plan de développement des compétences
Le plan de développement des compétences regroupe les actions mises en œuvre pour accompagner l’évolution des compétences individuelles et collectives. Il s’appuie sur les analyses issues des référentiels et des entretiens, tout en tenant compte des priorités stratégiques de l’entreprise.
Les outils pour suivre et piloter la GPEC dans la durée
La dernière catégorie d’outils mobilisés en GPEC concerne le suivi et le pilotage dans le temps. Ces outils permettent d’évaluer l’efficacité des actions engagées, d’ajuster les priorités et de maintenir la démarche alignée avec les évolutions de l’organisation.
Les indicateurs RH
Les indicateurs RH permettent de mesurer l’évolution des compétences, des mobilités internes et des écarts entre les besoins et les ressources disponibles. Leur définition dépend des objectifs poursuivis par la GPEC, qu’il s’agisse d’anticiper des départs, de sécuriser des compétences clés ou de renforcer l’employabilité.
La gouvernance des compétences
La gouvernance des compétences vise à organiser la mise à jour et l’évolution des référentiels et des analyses associées. Elle repose généralement sur l’implication de différents acteurs (équipes RH, experts métiers, managers) afin de garantir la cohérence et la fiabilité des données dans la durée.
Le pilotage des évolutions
Le pilotage des évolutions s’appuie sur la combinaison des indicateurs, des analyses de compétences et des retours terrain. Il permet d’ajuster les actions de développement, de mobilité ou d’accompagnement en fonction des transformations des métiers et des priorités stratégiques.
Synthèse des outils de la GPEC :
Conclusion – Les outils au service d’une GPEC cohérente
La GPEC repose sur un ensemble d’outils complémentaires, articulés autour d’un socle commun : la connaissance des emplois, des compétences et de leurs évolutions. Pris isolément, ces outils apportent une vision partielle. C’est leur cohérence d’ensemble qui permet de structurer une démarche utile et durable.
En fonction de leur contexte et de leur maturité RH, les organisations peuvent mobiliser ces outils de manière progressive, en combinant analyse, dialogue et pilotage dans le temps. L’enjeu n’est pas de multiplier les dispositifs, mais de s’appuyer sur des outils adaptés aux usages et aux objectifs poursuivis.
Pour aller plus loin dans la mise en œuvre, nous détaillons les grandes étapes de la démarche GPEC, ainsi que les critères à prendre en compte pour choisir une solution adaptée dans notre checklist GPEC.
Enfin, pour comprendre l’évolution du cadre vers une approche plus orientée parcours, découvrez les différences entre la GPEC et la GEPP.
