GPEC : Quels outils utiliser ?

Quels outils utiliser pour la GPEC ? Evaluation dynamique des compétences, planification : les indispensables.
Quels outils privillégier pour une démarche GPEC réussie ?
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La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences est un outil indispensable pour la prospérité de l’entreprise.

Constituée de multiples dispositifs de gestion des ressources humaines, elle est devenue cruciale dans un monde professionnel en constante mutation. La GPEC permet d’évaluer et surtout d’anticiper les éventuels changements d’ordre économique, sociologique et organisationnel afin d’optimiser la planification de la stratégie de l’entreprise.

Pour vous aider nous répondons à la question "Quels outils adopter pour mener à bien la GPEC ?".

Les outils à choisir se répartissent suivant le cycle de vie de votre démarche : depuis l'analyse préalable jusqu'à son orchestration, son suivi en passant par la phase cruciale de mise en place.

Les outils d’analyse préalable à la GPEC

Avant de se lancer dans la démarche, l'équipe projet doit établir un constat de la situation, réaliser un état des lieux des effectifs de l'entreprise du point de vue de leurs compétences. Quelques informations essentielles à ce stade : la répartition des effectifs par âge, qualification, sexe, statut, niveau de formation.

Quels sont les outils de l'analyse préalable de la GPEC ?

La Fiche de poste

La fiche de poste regroupe les activités principales, responsabilités et les interactions avec le reste des métiers de l'entreprise. On le verra plus tard, parmi les compétences nécessaires à la bonne réalisation de sa mission, le collaborateur dispose sans doute de compétences mobilisables sur d'autres emplois.

L'organigramme

L'organigramme offre une visualisation des effectifs suivant les différents Business Units. Aussi vous pourrez constater par exemple la répartition des compétences dans les grands métiers ainsi que les proximités entre les services. Difficile à mettre à jour, l'organigramme peut s'alimenter à partir du "Core rh" d'une solution rh.

Le référentiel de compétences

La librairie des compétences, découpées suivant leurs catégories, importances et niveaux attendus pour chaque emploi-repère ou métier de l'organisation. Ce référentiel s'alimente des échanges entre les experts métiers, l'équipe RH et implique idéalement les collaborateurs. Le modèle hybride de collecte de l'ensemble des atouts de l'entreprise est le plus adapté : il permet de remonter les compétences issues des intéressés tout en bénéficiant d'un cadre dont la direction est à l'origine.

La cartographie des compétences

Le référentiel est un guide qui nourrit un "mapping" dont les protagonistes sont les collaborateurs et les managers. En effet, ces derniers vont évaluer en continue leurs aptitudes de manière à faire apparaître les compétences mobilisables et les compétences en souffrance. Les équipes RH vont ainsi disposer des armes pour analyser les grands domaines maîtrisés et les savoir-faire à risque pour prendre des décisions rationnelles.

Voici nos ressources supplémentaires sur ces outils d'analyse :

Les outils de mise en place de la GPEC

Des échanges avec les partenaires ont lieu entre le diagnostic et la mise en place de la démarche. Cette procédure itérative redescend jusqu'à l'accompagnement de chaque individu. Les outils de mise en place de la GPEC sont au nombre de 4 en parallèle de la conclusion de l'accord GPEC :

L'accord de méthode

Même s'il est facultatif, l'accord de méthode a pour objectif d'aligner les modalités des négociations : la périodicité, le contenu des sujets abordés, les modalités de suivi des engagements... Son objectif est de poser un cadre de façon à ce que chaque partie concernée puisse bénéficier des décisions et plans d'action qui découlent des discussions.

L'entretien annuel d'évaluation

Lors de ce rdv managers et collaborateurs déterminent les atouts et axes de progression eu égard aux objectifs de performance et d'acquisition des compétences. Une bonne pratique voudrait que ces informations soient déjà entérinées grâce aux feedbacks continus entre ces 2 acteurs. Les données de compétences maîtrisées et en développement enrichiront la cartographie et seront à l'origine des plans de développement individuel et collectif.

L'entretien professionnel

Entretien obligatoire, l'entretien professionnel a lieu tous les 2 ans. Son optique est celle de la gestion des opportunités d'évolutions, de carrière interne. Le manager et son collaborateur préparent l'avenir, exercice délicat qui demande, pour le manager, d'avoir une visibilité sur les mobilités possibles, les métiers prioritaires dans la société, pour apporter des conseils avisés.

Le plan de Développement

L'objectif d'employabilité de l'entreprise envers ses collaborateurs se traduit par un accompagnement du développement de ses compétences. La responsabilisation actuelle du collaborateur vis à vis de sa trajectoire professionnelle contribue à ce qu'il propose lui-même des formations; l'offre de contenus, la richesse des supports n'ont jamais été aussi importantes, aussi le responsable du développement RH a fort à faire dans la sélection des parcours proposés.

Pour une compréhension approfondie, voici nos ressources :

Les outils de suivi de la GPEC

L'ensemble des actions menées et outils optimisés aboutissent à une amélioration de l'employabilité, de l'adaptation de l'entreprise à son marché : suivons ces évolutions avec l'outillage adapté.

Les indicateurs RH

Un reporting basé sur des indicateurs validera la pertinence des actions et leur communication auprès des partenaires. Ici revenons sur les objectifs de la démarche GPEC : s'agit-il d'une nécessité liée à une transformation d'une branche de l'organisation, de recenser les compétences émergentes afin d'améliorer les investissements de formation ? Nous recommandons plusieurs indicateurs simples à définir suivant l'objectif de votre GPEC :

  • Quels indicateurs considérer dans le cadre d'une gestion des âges ? Choisir 2 indicateurs : l'évolution des compétences à risque, le nombre de collaborateurs en situation de reskilling
  • Quels indicateurs choisir pour évaluer la qualité de l'offre de carrière ? Mettre en lumière l'évolution du nombre de postes pourvus en interne vs le nombre de recrutements externes.

La gouvernance des compétences

L'évolution rapide des facultés nécessaires aux équipes amène à créer une équipe en charge de mettre à jour les aptitudes du référentiel. Les recommandations de cette équipe formée d'experts métiers, d'un sponsor métiers, ... sont le gage de la bonne adéquation de la démarche GPEC.

Voici les articles qui vous permettent d'aller plus loin sur ces sujets :

La GPEC est devenue Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels, nous vous expliquons les évolutions : GEPP, les nouvelles modalités.