Entretien annuel : comment passer du papier au digital ?

Le code du travail ne le rend pas obligatoire, et pourtant, il n’en est pas moins primordial en entreprise…Le fameux entretien annuel ! C’est l’occasion d’aborder différents sujets tels que les objectifs, les opportunités d’évolution ou encore les axes d’amélioration. Il s’agit donc par essence, d’un rendez-vous très personnel entre un collaborateur et son manager…Ce n’est pas un hasard si cet entretien porte aussi le nom d’ « individuel » ! Or on pourrait penser que digitalisation rime avec dépersonnalisation. Pourtant il n’en est rien… Voyons comment l’entretien annuel passe du papier au digital, sans pour autant perdre son âme ; et en gagnant même en efficacité !

Fonctions RH : organisez, scénarisez, déployez...

La mise en place des campagnes d’entretiens individuels relève de la gestion des compétences, et est, à ce titre, une mission de premier ordre pour les professionnels des ressources humaines. Pourtant, nombre d’entre eux la qualifient tout autant de chronophage que d’ingrate ! Ils ont en effet le sentiment de ne gérer qu’un envoi de trames, suivi de multiples relances auprès des managers et collaborateurs ; le tout sans réelle visibilité ni valeur ajoutée sur l’exercice.

Pourtant, la digitalisation des RH permet aujourd’hui de sortir des sentiers battus et d’événementialiser votre campagne d’entretiens annuels. En multipliant les séquences et les canaux, il est possible de mettre en place une campagne d’entretiens annuels qui, à l’instar d’une campagne de communication, surprend et stimule les participants ; et ceci est d’autant plus vrai, lors d’un passage d’un format papier à un format digital via un SIRH. Voici, à titre d’exemple, quelques idées d’étapes et d’outils permettant d’accompagner un changement que d’aucuns pourraient trouver perturbant :

1. Déterminez les sujets généraux à traiter : formation, mood, performance, compétences, etc. Il est important de laisser au manager la latitude d’appuyer sur tel ou tel item, en fonction de sa perception du besoin et pour maintenir l’indispensable personnalisation de l’entretien.

2. Evénementialisez et scénarisez la campagne à l’aide d’un vrai kit de communication (par exemple, goodies, e-mailings, affichettes etc…).

3. Informez consécutivement les cibles managers puis collaborateurs au moyen d’une communication novatrice et percutante (ex : webinar).

4. Veillez à ce que l’historique papier / digital soit bien repris afin d’assurer la continuité entre les deux formats.

5. Pensez au mobile comment étant un bon moyen d’impliquer le collaborateur dans sa préparation.

6. Ponctuez l’entretien annuel de points trimestriels afin d’éviter le biais courant qui consiste à évaluer sur les 8 dernières semaines et non l’année entière.

Managers : accompagnez avec efficacité…Et personnalisez !

Si certains salariés restent rétifs à la digitalisation, nombre d’entre eux – et notamment les milléniales- apprécient que les outils de l’entreprise soient comme leurs propres outils numériques : simples et intuitifs. La digitalisation des entretiens annuels avec un SIRH “user-friendly” représente ainsi un plus pour l’expérience collaborateurs. Ces derniers prépareront en amont leur entretien, le dérouleront en présence du manager puis auront la latitude de revenir dessus depuis leur poste de travail avant de le valider par le biais d’une signature électronique.

Le manager, quant à lui, pourra, grâce à ce format, suivre plus facilement l’avancement des objectifs, grâce à une centralisation des données.

Le point de vigilance consiste à ne pas trop standardiser l’’entretien. Fût t-il digital, il doit en effet rester un moment d’échange privilégié. Le manager doit donc veiller à continuer à encourager le dialogue. Et même si la visio, pour raison pratique ou sanitaire, peut tout à fait se substituer au « face to face », cela ne l’exonère pas de préparer et de mener l’entretien de façon très individualisée. Ainsi, les principaux items (objectifs, évolution professionnelle, formation etc.) ne doivent pas occulter des aspects plus subjectifs ou informels, comme par exemple, le ressenti au travail ou la charge mentale du collaborateur, qui ont tout à fait leur place lors de l’entretien, même en format digital !

Construire, grâce à la digitalisation des entretiens, un référentiel de compétences dynamique

C’est en effet le petit bonus offert par la digitalisation des entretiens ! De nombreuses SIRH permettent en effet d’adjoindre au formulaire d’entretien un module de référentiel de compétence. Au cours de l’entretien, le collaborateur qualifie ce référentiel en s’auto-évaluant par rapport aux compétences listées. Le manager échange avec le collaborateur et valide le cas échéant. L’état des compétences est alors mis à jour et centralisé de manière automatisée.

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