Entretien annuel : comment le digitaliser ?

Pourquoi préférer le digital au papier pour vos campagnes d'entretiens annuels ? Découvrez les nombreux avantages des entretiens digitaux par Neobrain.
Digitaliser l'entretien annuel : un processus indispensable
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Le code du travail ne le rend pas obligatoire, et pourtant, il n’en est pas moins primordial en entreprise…Le fameux entretien annuel ! C’est l’occasion d’aborder différents sujets tels que les objectifs, les opportunités d’évolution ou encore les axes d’amélioration. Il s’agit donc par essence, d’un rendez-vous très personnel entre un collaborateur et son manager…Ce n’est pas un hasard si cet entretien porte aussi le nom d’ « individuel » ! Or on pourrait penser que digitalisation rime avec dépersonnalisation. Pourtant il n’en est rien… Voyons comment l’entretien annuel passe du papier au digital, sans pour autant perdre son âme ; et en gagnant même en efficacité !

Fonctions RH : organisez, scénarisez, déployez...

La mise en place des campagnes d’entretiens individuels participe à la gestion des compétences. Cette mission de premier ordre pour les professionnels des ressources humaines est aussi souvent qualifiée de "chronophage" et "d’ingrate" ! Le sentiment de ne gérer qu’un envoi de trames, suivi de multiples relances auprès des managers et collaborateurs participe à ce sentiment.

La digitalisation de l'entretien permet aujourd’hui de sortir des sentiers battus et de révéler toute son importance à votre campagne d’entretiens annuels. En multipliant les séquences et les canaux, il est possible de mettre en place une campagne d’entretiens annuels qui, à l’instar d’une campagne de communication, surprend et stimule les participants ; et ceci est d’autant plus vrai, lors d’un passage d’un format papier à un format digital via un SIRH.

Comment digitaliser vos campagnes d'entretien ?

  1. Déterminer les sujets généraux à traiter : formation, mood, performance, compétences, etc.
  2. Scénariser la campagne à l’aide d’un vrai kit de communication (par exemple, goodies, e-mailings, affichettes etc…).
  3. Informer consécutivement les cibles managers puis collaborateurs au moyen d’une communication novatrice et percutante (ex : webinar).
  4. Veiller à ce que l’historique papier / digital soit bien repris afin d’assurer la continuité entre les deux formats.
  5. Utiliser le mobile comment moyen d’impliquer le collaborateur dans sa préparation.
  6. Ponctuer l’entretien annuel de points trimestriels afin de maintenir en rythme plus en phase avec les attentes.

Managers : accompagnez avec efficacité…Et personnalisez !

Si certains salariés restent rétifs à la digitalisation, nombre d’entre eux – et notamment les milléniales- apprécient que les outils de l’entreprise soient comme leurs propres outils numériques : simples et intuitifs. La digitalisation des entretiens annuels avec un SIRH “user-friendly” représente ainsi un plus pour l’expérience collaborateurs. Ces derniers prépareront en amont leur entretien, le dérouleront en présence du manager puis auront la latitude de revenir dessus depuis leur poste de travail avant de le valider par le biais d’une signature électronique.
Le manager, quant à lui, pourra, grâce à ce format, suivre plus facilement l’avancement des objectifs, grâce à une centralisation des données.
Le point de vigilance consiste à ne pas trop standardiser l’’entretien. Fût t-il digital, il doit en effet rester un moment d’échange privilégié. Le manager doit donc veiller à continuer à encourager le dialogue. Et même si la visio, pour raison pratique ou sanitaire, peut tout à fait se substituer au « face to face », cela ne l’exonère pas de préparer et de mener l’entretien de façon très individualisée. Ainsi, les principaux items (objectifs, évolution professionnelle, formation etc.) ne doivent pas occulter des aspects plus subjectifs ou informels, comme par exemple, le ressenti au travail ou la charge mentale du collaborateur, qui ont tout à fait leur place lors de l’entretien, même en format digital !

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