L’évaluation et l’accompagnement des collaborateurs au moyen des campagnes d’entretiens annuels sont un outil incontournable pour les équipes RH et les managers. En apparence simple, cette gestion devient rapidement complexe face aux enjeux multiples et à la diversité des acteurs impliqués. Chaque entreprise doit régulièrement évaluer ses collaborateurs : ce processus est une opportunité précieuse pour favoriser des échanges constructifs, améliorer le dialogue et faire émerger des actions concrètes pour développer les compétences.
Alors, comment réussir vos campagnes annuelles ? Pas de panique ! Voici nos conseils et astuces pour mener une campagne efficace, sereine, et stratégique.
Pour les réussir, l’enjeu est de passer d’un rituel isolé à un processus collectif piloté : un calendrier clair (6–8 semaines), des rôles définis (RACI), des supports harmonisés, des relances sans friction, des tableaux de bord hebdomadaires et un suivi post-entretien qui transforme les décisions en résultats. Dans ce guide, nous vous partageons une méthode simple, des modèles prêts à l’emploi et les KPI à suivre pour mener une campagne efficace, sereine et stratégique.
Quelles sont les principales améliorations à apporter aux campagnes d'entretiens ?
Nos échanges avec les décisionnaires RH mettent en avant 3 pistes d'améliorations :
- Le cadrage préalable que l'on peut dénommer la "logistique" même du processus
- L'homogénéisation de la méthode d'évaluation pour une meilleure objectivité
- Le renforcement de la phase en aval de la campagne : le plan d'actions
Notre cas d’usage : Placer les compétences au cœur des entretiens.
Les différents outils pour conduire vos campagnes d'entretiens
Calendrier de campagne (6–8 semaines)
Une campagne efficace tient dans une fenêtre resserrée, jalonnée chaque semaine, avec préparation
Rôles & responsabilités (RACI)
Attribuez clairement qui Réalise, qui Avalise, qui est Consulté, qui est Informé.
Tableaux de bord et KPIs (à suivre chaque semaine)
Témoignages de bonnes pratiques
Préparer et communiquer la démarche dès le départ
Avant de lancer votre campagne d'entretiens annuels, une préparation minutieuse et une communication claire sont essentielles pour impliquer chaque participant (managers comme collaborateurs). Il ne s’agit pas d’une simple formalité administrative mais bel et bien d’un temps d’échange fédérateur. Lorsque Promod, le groupe CNP ou Manutan ont utilisé la plateforme pour la 1ère fois, la communication a été essentielle, ces sociétés ont pu s'appuyer sur une formation et un agent conversationnel pour les guider.
Lisez la success story complète Promod et Neobrain
Mettez l'accent sur la pédagogie
Dire que ce moment est un véritable levier de développement demande de légitimer votre propos : quels ont été les volumes de formation dispensées l’année dernière ? Quel a été le niveau d’atteinte moyen des objectifs les 12 derniers mois ? Y a t-il des objectifs corporate à faire redescendre à chaque échelon cette année ?
Quels sont les bénéfices de l'entretien annuel à rappeler à vos clients internes ?
- Pour les managers : C’est l’occasion de se connecter plus profondément avec leurs équipes, prendre leur feedback, d'identifier des axes d'amélioration, et de contribuer activement au développement de leur carrière.
- Pour les collaborateurs : Cet échange est une chance de partager leurs besoins en formation, d’évoquer leurs ambitions de mobilité interne ou simplement de faire le point sur leur charge de travail avec leur manager.
Co-construire et former : des grilles d'évaluation à la maîtrise des processus
Chez nos clients, nous avons constaté que la personnalisation des grilles d’analyse fait une réelle différence dans l'efficacité des entretiens d'évaluations annuels. Plutôt que d'utiliser des trames génériques, il est bénéfique de co-construire les bilans avec les managers, en tenant compte des spécificités de chaque équipe. Cette approche permet de mieux refléter les réalités des différents métiers tout en garantissant une certaine cohérence globale.
Personnaliser les grilles pour une évaluation plus pertinente
Un bon équilibre consiste à intégrer des thématiques communes à tous (état des lieux de la charge de travail, objectifs, compétences) tout en adaptant certaines questions aux expertises spécifiques de chaque équipe. Ce qui fonctionne bien, c'est de collaborer avec les managers pour s'assurer que les questions soient pertinentes et en phase avec les besoins réels de terrain.
Former les managers pour des échanges constructifs
Nous avons remarqué que les managers qui sont bien formés à cet exercice conduisent des rencontres plus engageantes. Cela passe par une préparation à l’écoute active, au feedback constructif et à l’élaboration de plans d’action concrets. Les meilleures pratiques incluent le retour sur l'année écoulée, l'identification des réussites et des défis, et la définition d’objectifs clairs pour l’avenir, tout en prenant en compte les aspirations de développement des collaborateurs.
Suivre et mettre en œuvre les plans d'action
Donner accès au compte-rendu validé
Une fois l'entretien terminé, partagez rapidement le compte-rendu avec le collaborateur. Ce document permet de s'assurer que tout le monde est aligné sur les conclusions, et il offre l'opportunité d'ajouter ou clarifier certains points. Bien que la signature ne soit pas obligatoire, elle reste une bonne pratique pour renforcer l'engagement des deux parties.
Définir des moyens concrets pour atteindre les objectifs
Il ne suffit pas de définir des objectifs, il faut aussi planifier les moyens pour les atteindre. Nos clients observent de meilleurs résultats lorsqu'ils intègrent des supports adaptés tels que des formations certifiantes, du shadowing, du mentoring, ou des approches plus flexibles comme le mobile learning et le micro-learning. Ces tactiques permettent de rendre les plans d'action plus concrets et réalisables.
Historiser et automatiser dans l'outil RH
Conserver les comptes-rendus permet de disposer d'un historique précieux pour les échanges futurs et d'apporter de la transparence dans des contextes sensibles, comme la justification des décisions liées à la part variable de la rémunération. Cette trace aide les managers à étayer leurs décisions et à garantir une cohérence dans l’appréciation des performances.
Chaque nouvel objectif fixé lors de l'entretien doit être automatiquement intégré dans la partie "performance" du collaborateur au sein de l'outil RH. De même, les évaluations de compétences réalisées alimentent directement le profil du collaborateur et son projet de carrière. Cette historisation garantit un suivi rigoureux et permet d’adapter les actions en fonction des progrès accomplis.
Les fonctionnalités d'une campagne d'entretien réussie
Pour garantir le succès de vos campagnes d'entretiens, disposer d'un outil adapté à vos processus actuels est essentiel.
Nous recommandons d’utiliser une version mobile afin de couvrir l’ensemble des populations qui n’ont pas nécessairement d’ordinateur.
Voici les fonctionnalités qui se démarquent chez nos clients :
a. Personnalisation et flexibilité :
- Création autonome de formulaires d'entretien, sans compétences techniques
- Support et comptes-rendus personnalisés automatiquement
- Notifications et relances automatiques personnalisées
- Plateforme multilingue pour répondre aux besoins internationaux
b. Suivi et traçabilité :
- Suivi en temps réel des campagnes d'entretien
- Archivage illimité des décisions, conforme au RGPD
- Alertes et notifications paramétrables pour chaque étape
c. Efficacité opérationnelle :
- Bibliothèque de formulaires prêts à l'emploi
- Assistant en ligne pour une prise en main rapide
- Relances automatiques pour 100% de complétion des entretiens
- Intégration de la signature électronique
d. Collaboration et engagement :
- Feedbacks 360° pour une évaluation participative
- Donner l’accès à la plateforme à l’ensemble des populations grâce à une appli mobile
- Plan de développement engageant avec suivi des progrès
- Variété de supports de formation pour accompagner le développement
