Bouquet de services RH en ligne : comment digitaliser la fonction RH ?

Bien que cela soit encore ambigu pour certains d’entre nous, la digitalisation de la fonction RH dans notre environnement professionnel actuel, est devenue inévitable. Il est clair que nous nous inscrivons dans une nouvelle ère: celle des RH en ligne.

Quand le sujet du service RH vient lors des rencontres entre collègues, la plupart de vos collaborateurs penseront au classement dossiers du personnel, administration congé, établissement et distribution des fiches de paie, recrutement, promotion, renvois, gestion de conflit entre collègues… Cela dit, ce n’est pas faux, mais nous savons que cette liste n’est que la pointe de l’Iceberg dans votre département RH. Et la dématérialisation RH peut être un point d’accès pour lever le mystère de votre service auprès de vos collaborateurs.

Allons donc voir comment se passe cette dématérialisation et comment faire la digitalisation RH de votre département.

Qu’est-ce qu’une digitalisation de la fonction RH ?

La digitalisation de la fonction RH se définit comme la transformation ou le transfert de toutes les activités manuelles ou archivages physiques en numérique.

Pour vous aider à comprendre, prenons le cas d’une demande de congé traditionnelle soumise par un salarié, le processus RH sera :
- Identification du solde de congé et de la disponibilité
- Établissement sur papier de la demande
- Dépôt de validation auprès du supérieur hiérarchique
- Dépôt du document au service RH pour enregistrement
- Retour de validation de la demande

Vous l’avez deviné, c’est un système assez lourd et chronophage selon le processus en vigueur. Mais dans le cas d’un système RH digitalisé, le salarié pourra faire sa demande de manière électronique via une plateforme ou programme où toutes les parties prenantes pourront donner leurs accords en quelques clics.

En d’autres termes, la digitalisation mettra en place un système via lequel tous les processus RH seront personnalisés, simplifiés, dématérialisés et accessibles pour facilement interagir avec tout le personnel.

Les éléments du SIRH à digitaliser

Nous l’avons introduit, le service RH fonctionne avec beaucoup de processus. Ainsi, comme tout département, afin d’être piloter correctement, la direction des Ressources Humaines doit avoir un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) efficace pour gérer et optimiser ses indicateurs de performance. Et la transformation digitale de la fonction RH sera un atout majeur pour aller dans le sens d’une optimisation des KPI du SIRH.

Ce qui est inclut dans le SIRH et peut faire l’objet d’une dématérialisation sont :
- Le processus administratif du personnel : archivage dossiers du personnel, contrat de travail, gestion de congé
- Le processus de paie : établissement, validation et distribution des bulletins de paie
- La gestion du recrutement et intégration des nouveaux collaborateurs : lancement sourcing de la marque entreprise, entretien en visioconférence, suivi des intégrations à distance, accompagnement direct avec les parrains
- La gestion des compétences : base de données des évaluations individuelles, des suivis PDI (Plan de développement individuel), des suivis et évaluations des formations, des plans de carrière

C’est une liste non-exhaustive par laquelle vous pouvez intervenir pour faire la dématérialisation RH. Il est par contre à préciser que cette digitalisation des éléments RH doit être accompagnée par la mise en place d’un ou plusieurs outils comme des logiciels, programmes ou applications adéquats pour le pilotage.

Les outils à adopter pour faire une digitalisation RH

Basculer vers la digitalisation de votre fonction RH, ne peut se faire du jour au lendemain. Cela, du fait que tous changements doivent être accompagné de moyen pour y parvenir, d’une ingéniosité pour gérer le refus d’adaptation et des coûts d’investissement.

Mais cette transformation vers l’optimisation par la technologie est un véritable allié des pilotes de processus.
Pour faire la digitalisation de votre département RH, vous avez 2 options en termes d’outils :
- Personnaliser votre interface ou plateforme de travail en sollicitant l’intervention d’un développeur dédié
- Acheter un programme déjà prédéfini correspondant à vos besoins comme Sage.

Autant pour la première que pour la deuxième option, vous devez donc :
- Recenser vos besoins en termes de processus
- Identifier les activités interdépendantes, chronophages et substituables
- Voir la capacité de votre personnel à s’adapter à de nouvelle technologie
- Établir votre budget pour l’acquisition de l’outil

Vous pouvez donc, voir la situation de la gestion de paie, la faisabilité des signatures électroniques, l’optimisation de la présence de votre entreprise sur les réseaux sociaux pour favoriser le recrutement, la création d’une base de données d’archivage pour les documents administratifs. Et avec les avancées technologiques, vous pouvez également induire la notion de RH en ligne qui jouera sur la proximité de votre équipe avec les collaborateurs au sein de votre entreprise.

Conclusion


La digitalisation RH est une opportunité inévitable pour votre entreprise. Et opter pour cette transformation en numérique ne serait que bénéfique pour vous et vos collaborateurs. Car, elle allégera les divers processus RH, réduira les activités chronophages de classement, et peut également impliquer davantage le personnel à s’intéresser à votre département RH.

Les enjeux à votre niveau dans la direction RH pour cette mutation seront la gestion du changement, la mise en place des outils et l’investissement des coûts.

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