Alors que 73 % des français sont équipés d’un smartphone et que le mobile fait désormais partie de la boite à outils du collaborateur, l’entreprise se doit d’accompagner les usages mobiles afin de proposer des solutions en adéquation avec les pratiques de ses salariés. Collaborateurs itinérants ou en déplacement ponctuels, télétravail, les contextes de mobilité professionnelles réclament en effet aux RH de proposer des outils adaptés à ses situations qui se développent dans le monde du travail.
Applications mobiles RH : le contexte
L'utilisation du mobile au travail en chiffres
Aujourd'hui, 55% des salariés disent utiliser leur mobile dans le cadre de leur emploi. L'introduction des applications de gestion de carrière sur mobile est donc l'évolution logique des techniques de RH. La plateforme mobile offre aux salariés une liberté d'utilisation qu'ils n'auraient pas eue auparavant. Déjà plus de 40% des salariés français disent utiliser leur mobile dans le cadre de leur emploi lors de leur trajet domicile-travail quotidien. La mise en place de solutions RH sur smartphones s'inscrit dans cette optique du développement mobile des outils professionnels. En 2019, 90% de la population active française est prête à utiliser son mobile dans ses démarches de gestion de carrière.
S’adapter aux usages de la mobilité
On peut comparer un SIRH mobile à un compagnon pour le collaborateur en situation de mobilité. Entre deux rendez-vous ou dans le train, il doit être en mesure de poursuivre ses tâches administratives en toute simplicité. Il s’agit donc davantage de proposer au collaborateur mobile des fonctionnalités clés qu’une réplique exacte et complète de votre SIRH complète. C’est également l'opportunité pour les RH de piloter les mobilités.
Les utilités d'une application RH mobile
Quels sont les cas d'usage du mobile pour les RH ? Les cas d'usage sont variés : de la réalisation de taches administratives comme les notes de frais, les demandes d'absences, l'accès aux informations personnelles, jusqu'à la préparation d'entretiens ou la visualisation de postes internes.
Gérer les notes de frais
En situation de mobilité, vos salariés engendrent régulièrement des frais professionnels. Leur proposer de saisir ces dépenses et de capturer les factures correspondantes directement depuis leur outil mobile RH doit constituer un élément central d’une application mise à la disposition de vos effectifs.
Administrer les demandes d’absences
A travers son application mobile RH, le collaborateur doit également être en mesure de consulter ses compteurs de temps et pouvoir soumettre ses demandes de congés. Le processus de validation de ces demandes doit se faire en temps réel pour une expérience optimale.
Accéder aux éléments administratifs
Avec son accès au coffre-fort électronique, le collaborateur peut accéder à n’importe quel moment à ses bulletins de paie ou à ses contrats de travail. Autant d’informations dont le collaborateur est susceptible d’avoir besoin à tout moment.
Préparer les entretiens annuels
Les équipes RH et leurs managers reçoivent souvent les éléments de l'entretien annuel à la dernière minute. Grâce au mobile les collaborateurs ont une nouvelle occasion pour préparer cet évènement phare de l'année, au fur et à mesure. Par ailleurs, des notifications apparaissent ainsi qu'un niveau d'avancement pour encourager à la complétion totale.
Un exemple d'applications mobiles
Une version mobile peut avoir du sens suivant le type de collaborateurs auquel l'application s'adresse. Plusieurs modalités sont aujourd'hui disponibles sur l'application mobile Neobrain :
- Complétion de profils
- Déclaration du niveau de compétences et de l'appétence pour développer leurs compétences
- Internal Talent Marketplace : accès aux offres internes de postes, de formation
- Entretien annuel
- Suivi de performance
Le droit du travail dans la poche
Pour son édition 2018 du code du Travail, le groupe Revue Fiduciaire a développé une application mobile reprenant l’ensemble des 2900 pages de l’ouvrage. Recherche par mots clé ou par article, actualités jurisprudentielles du droit du travail, l’application permet aux responsables RH de rester à jour sur les questions réglementaires et de consulter rapidement le code du Travail en lui même.
Face à une révolution mobile désormais bien installée, les entreprises n’échappent pas à une refonte de leurs outils. Une opportunité pour se démarquer face à leur univers concurrentiel en tant que marque employeur. Quelle que soit la solution adoptée, l’entreprise devra par ailleurs former ses collaborateurs sur les notions de sécurité des données professionnelles. Une attention particulière devra être portée sur ce point si les collaborateurs font usage de leur propre matériel pour accéder aux données de l’entreprise.
Les applications mobiles RH : un levier d'inclusion pour les deskless workers
Face à un constat saisissant où 80% de la main-d'œuvre mondiale est constituée de frontline workers, les applications mobiles RH deviennent un outil stratégique d'inclusion numérique. Ces collaborateurs sans bureau fixe - qu'ils soient dans l'industrie, la logistique, le retail ou la santé - représentent souvent les grands oubliés de la transformation digitale. Pourtant, 72% d'entre eux plébiscitent les communications internes digitales et 60% estiment que des outils numériques adaptés leur permettraient d'économiser plus de 5 heures de travail hebdomadaire.
L'enjeu est de taille pour les entreprises : seuls 23% de ces collaborateurs disposent aujourd'hui d'outils digitaux adaptés à leurs missions, créant une fracture numérique préoccupante. Cette situation génère des conséquences directes sur l'engagement, avec une réduction de 29% pour les collaborateurs sans accès aux outils digitaux, et sur la rétention, 55% des frontline workers envisageant de quitter leur poste pour une meilleure expérience digitale.
Les applications mobiles RH représentent donc une réponse concrète à ces défis. Elles permettent de démocratiser l'accès aux services RH pour tous les collaborateurs, qu'ils soient sur une ligne de production, en déplacement commercial ou sur un chantier. L'approche mobile-first devient ainsi un facteur d'équité professionnelle, offrant à chaque collaborateur les mêmes opportunités de développement et d'évolution, indépendamment de son environnement de travail.
Comment mesurer le ROI d'une application mobile RH ?
Le ROI d'une application mobile RH se mesure à travers plusieurs indicateurs clés :
- Le taux d'adoption par les collaborateurs (qui devrait dépasser 60% après 6 mois),
- La réduction du temps de traitement des demandes administratives (diminution moyenne de 40%),
- Ll'augmentation de l'engagement des salariés mesurée par la fréquence d'utilisation, et la diminution des coûts de gestion RH grâce à l'automatisation des processus.
Les entreprises constatent généralement un retour sur investissement positif sous 12 à 18 mois.
Quels sont les critères de sécurité essentiels pour une application mobile RH ?
Les critères de sécurité essentiels pour une application mobile RH incluent :
- L'authentification multi-facteurs pour sécuriser l'accès,
- Le chiffrement des données en transit et au repos selon les normes AES-256,
- La conformité RGPD pour la protection des données personnelles
- La possibilité d'effacement à distance en cas de perte ou vol du mobile, et
- La séparation des données professionnelles et personnelles sur l'appareil.
L'application doit également proposer des mises à jour régulières de sécurité et un système de gestion des droits d'accès granulaire selon les profils utilisateurs.
