Le plan de formation de l’entreprise est un maillon essentiel de l'adaptation des compétences des collaborateurs aux enjeux de l'entreprise. Il permet à l’employeur d’organiser l’acquisition de compétences, en cohérence avec sa stratégie, ses opportunités et ses contraintes. Le terme de "plan de formation" devrait être caduc car il a été remplacé par la Loi de Janvier 2019 pour la liberté de choisir son avenir professionnel et s'appelle désormais "Plan de développement des compétences".
L'approche de rentabilité de chaque activité RH pousse les RH à focaliser les efforts sur 2 types de compétences :
- Les aptitudes évaluées comme essentielles pour l'évolution des métiers.
- Les compétences transversales qui assurent une flexibilité dans l'allocation des ressources.
Quelles sont les étapes d'un plan de formation ?
Le plan de formation consiste en 5 étapes :
- Définir les objectifs de formation
- Prendre connaissance du cadre réglementaire
- Optimiser la conception du programme de développement
- Elaborer un budget de formation
- Mesurer la performance du plan
Définir les objectifs de formation
Le plan de formation est un outil opérationnel qui permet de développer et d’adapter les compétences de vos salariés aux évolutions des métiers dans votre organisation. La définition des objectifs passe donc par un recueil des besoins de l'entreprise en termes de compétences. Ces derniers sont ensuite reliés aux savoirs, aux savoir-faire et aux savoir-être actuels des collaborateurs. Ce croisement entre le panorama de l’existant et les besoins donne lieu à une analyse qui vise à définir les postes, les profils et les individus qui nécessitent des formations.
Prendre connaissance du cadre réglementaire
Le plan de développement des compétences est une composante de la formation professionnelle. À ce titre, est encadré par certaines obligations légales.
Quelles sont les obligations de l'employeur en matière de formation ?
L'entreprise doit respecter plusieurs directives :
- Former chaque salarié tous les 6 ans à minima (loi du 5 Mars 2014).
- Adapter les formations dispensées à l’emploi et au maintien de l’employabilité des salariés.
- Mettre en place une négociation collective et un dialogue social sur le thème de la formation professionnelle (pour les entreprises de plus de 300 salariés), dans le cadre de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences.
- Réaliser, tous les deux ans, avec chaque salarié, un entretien professionnel afin d’envisager avec lui ses évolutions de parcours.
- Soumettre le plan de formation au CSE tous les ans dans le cadre de la cnsultation sur la politique sociale de l'entreprise.
Optimiser la conception du programme de développement
Il existe différents logiciels de gestion de la formation, ou GPEC. Ils ont vocation à faire converger vos besoins stratégiques en termes de développement de compétences avec les demandes de formation émises par les collaborateurs.
Voici les principales fonctionnalités des outils à votre disposition :
- Un module « demande de formation » : gestion des demandes de formation individuelles ou collectives, intégration avec les campagnes d’entretien professionnel, gestion du catalogue de formation, Workflows de validation des demandes, intégration dans le plan prévisionnel, indicateurs d’aide à la décision.
- Un module dédié au plan prévisionnel de formation : création automatique du plan de formation à partir des demandes validées, filtres par établissements, filières, managers, etc.
- Un module de suivi des coûts, individuels ou collectifs, tableaux de bord avec prévisionnel brut/net et comparatif avec les budgets affectés.
- Un module de planification des sessions : création des sessions, gestion des inscriptions, indicateurs de suivi de l’état d’avancement des sessions.
- Un module qui permet de suivre la réalisation du plan de formation : état d’avancement du plan en temps réel, suivi du budget, gestion des demandes de prise en charge jusqu’au remboursement, évaluations de l’atteinte des objectifs et de la qualité des formations suivies.
Élaborer un budget de formation
Le paysage de la formation est en pleine transformation : inflation des contenus et facilité d'accès, arrivée de la Blaockchain dans la transparence et la lisibilité des certifications plus particulièrement. Le budget est, selon le baromètre topformation, le deuxième frein à lever pour les équipes RH (48% le trouvent insuffisant) Les équipes de développement RH sont, elles aussi, dans un nouveau cheminement qui conjugue 2 aspects :
- Prendre en compte les opportunités d'économie des contenus libres que 71% des collaborateurs utilisent désormais
- Rénover leur offre de développement afin de maintenir le cap des compétences stratégiques de l'entreprise
Nous vous recommandons la lecture de notre Page complète sur le sujet : "Budget de formation : les meilleurs leviers d'optimisation".
Mesurer la performance du plan de formation
Comme tout projet stratégique de l’entreprise, le plan de formation se doit d’être évalué. La mesure de la performance repose sur l'évaluation des niveaux de compétences individuelles et collectives, qu'elle se fasse sous la forme de tests, d'entretiens ou de performance vis à vis des objectifs du plan de développement. Plusieurs dashboards sur-mesure feront état des évolutions des niveaux de compétences : compétences à risque, compétences émergentes par exemple.
Le bilan du plan de formation, réalisé chaque année, permet d’ajuster le mode de conception et de déploiement les années suivantes si nécessaire.
